Automatisez Trello grâce à Butler

On vous surnomme le roi de Trello, votre tableau est pimpé comme jamais mais il vous manque une chose… Les automatisations ! Grâce à celles-ci, vous allez gagner du temps, être plus organisé mais surtout ne plus rien oublier. Dans cet article, nous verrons ensemble :

Qu’est-ce qu’une automatisation ?

Les automatisations dans Trello

4 exemples d’automatisation à utiliser au quotidien

Un tableau Trello réunissant toutes les automatisations

Une automatisation est une requête envoyée au logiciel permettant de faire des actions automatiquement. Par exemple, si vous souhaitez attribuer une tâche à un membre de votre équipe ou encore créer une checklist sans le moindre effort. Une automatisation est constituée d’un trigger (qui veut dire déclencheur en français) et d’actions. Les automatisations dans Trello se font grâce à l’outil Butler. Voyons dans le paragraphe suivant les différents types d’automatisations.

Les automatisations Trello se font grâce à Butler. C’est un outil intégré nativement dans la solution. Celui-ci comporte différents types d’automatisations : des règles simples et des boutons positionnés au niveau du tableau ou d’une carte activant des actions.

Pour se rendre dans le menu des automatisations, rendez-vous en haut à droite du tableau et cliquez sur le bouton “Automatisations” puis sur Règles. Vous arriverez par la suite sur une nouvelle page montrant toutes les automatisations présentes dans Trello. Voici les différents noms d’automatisation que vous allez trouver :

• Rules permettant de créer des règles d’automatisation classiques. Ces règles s’exécutent lorsqu’une condition définie est remplie, ce qui va déclencher une série d’actions.
• Card button et Board button permettent de créer des boutons activant une série d’actions au niveau d’une carte ou d’un tableau.
• Calendar et due date pour créer des automatisations impliquant des dates.

Pour mieux comprendre comment ces automatisations fonctionnent, voyons 4 exemples simples à réaliser dès maintenant !

Créer une checklist automatiquement dans Trello

Cette automatisation permet, comme son nom l’indique, de créer une checklist automatiquement. Ici, dès qu’une étiquette sera ajoutée à une carte, une checklist va alors s’ajouter à celle-ci. Voici comment effectuer cette automatisation :

Étape 1 : Créez une carte “mère” avec la checklist que vous souhaitez ajouter automatiquement.

Étape 2 : Direction le menu des automatisations ! Utilisez l’automatisation de type Rules puis cliquez sur Create rules. Il faut maintenant ajouter un trigger, qui signifie déclencheur. Ce qu’il faut savoir c’est que l’ajout d’une checklist va être déclenché par l’ajout d’une étiquette. Donc, le déclencheur va être un changement sur une carte :

• Card move – when the purple Article de blog label is added to a card by anyone

Voici l’action qui va en découler :

• Add/Remove – add the checklist Checklist – Article de blog from card to the card Toutes les checklists

Créer un bouton de relecture sur Trello

Vous souhaitez que quelqu’un de votre équipe relise votre travail ? Grâce à ce bouton, vous allez pouvoir assigner directement la carte à la personne voulue. Voici les étapes à suivre pour créer ce bouton :

Étape 1 : Allez dans le menu des automatisations, cliquez sur Card buttons puis sur Create button.

Étape 2 : Nommez le titre du bouton puis ajouter une action. Ce que l’on souhaite faire ici, c’est assigner la carte au relecteur, lui envoyer un mail pour le notifier puis modifier le nom de la carte pour savoir que c’est une tâche à relire.

Voici les différentes actions :

• Member – add member @nomdelapersonne to the card
• Content : send an email notification to “nomdelapersonne@entreprise.com” with subject “Nom de l’objet du mail” message “Texte du mail“
• Content rename the card to “À relire – {cardname}“

Trier les cartes Trello par date d’échéance

Grâce à cette automatisation, vous aurez vos cartes à traiter rapidement en haut de vos listes. Voici les étapes à suivre pour créer cette automatisation :

Étape 1 : Allez dans l’onglet Calendar, puis cliquez sur Create Command.

Étape 2 : Ensuite, définissez le déclencheur puis les actions qui en découlent.

• Trigger – every day at 8:00 am
• Action – sort the cards in list “À faire” by due date ascending
• Action – sort the cards in list “En cours” by due date ascending

Vous pouvez ajouter toutes les listes où vous souhaitez voir vos tâches les plus urgentes en haut des colonnes.

Vous souhaitez maîtriser toutes les fonctionnalités de Trello ? Nous vous formons en seulement 1 jour !

Recevoir un mail avec mes tâches Trello de la semaine

Pas de création d’automatisation dans cet exemple, mais je souhaitais vous montrer une astuce permettant de vous envoyer automatiquement toutes les tâches que vous avez à faire chaque semaine.

Étape 1 : Cliquez sur Automatisation, Rapports envoyés via e-mail, Mes cartes puis ajoutez toutes les informations sur la page qui s’ouvre.

Cette action peut être intéressante si beaucoup de personnes travaillent sur un même tableau. Vous aurez alors l’esprit clair et saurez par où commencer à peine arriver au bureau.