Avec l’omniprésence de Jira, il devient nécessaire pour des groupes plus importants et plus diversifiés de communiquer et de collaborer sur des projets en temps réel. Le rituel des anciens, qui consistait à envoyer des captures d’écran par courrier électronique, est totalement dépassé pour les équipes dotées de Jira et qui l’ont acheté pour éviter les silos dans la chaîne de courrier électronique et les moments de découragement lorsqu’on découvre une duplication des efforts en raison d’une mauvaise gestion de projet en temps réel.
Il existe trois options pour collaborer de manière sécurisée avec des utilisateurs externes dans Jira :
Leur donner un compte pour accéder à votre Jira
La première option à envisager semble la plus simple. Donnez à la personne l’accès à votre Jira en lui achetant une licence.
Questions relatives à la sécurité
Elles varient fortement en fonction de la personne avec laquelle vous partagez l’accès et de ce que vous stockez dans votre Jira. Si vous êtes sûr que tout peut être éventuellement vu par une personne extérieure (et que tout le monde dans votre instance sait qu’il en est ainsi), ouvrez le cercle et donnez-lui un accès Jira !
Pour les instances plus importantes, le coût d’un accès supplémentaire sera proportionnellement insignifiant, mais les procédures de sécurité, la compartimentation, les permissions des utilisateurs et la gestion deviendront une tâche plus importante et plus lourde.
Comment donner un accès Jira à quelqu’un ?
- Configurez les schémas d’autorisation de Jira pour limiter l’accès au projet à des groupes, des rôles de projet ou des utilisateurs spécifiques.
- Configurez l’appartenance à un groupe par défaut lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur.
- Configurez l’appartenance au rôle de projet par défaut lorsque vous créez un nouveau projet.
- Désactivez les comptes d’utilisateurs lors du départ d’une personne.
Avantages
Tout le monde a accès aux publications, aux tableaux de bord et aux rapports de Jira et peut utiliser les mêmes applications que vos équipes.
Inconvénients
Les petites instances devront peut-être prendre en compte les coûts avant de passer à un niveau d’utilisateur supérieur. La mise en place de schémas de permission nécessite un travail technique important et exige que le système soit totalement hermétique. Un seul projet mal configuré pourrait permettre aux utilisateurs de voir des données restreintes.
À qui s’adresse cette solution ?
Elle s’adresse aux équipes disposant d’administrateurs Jira à plein temps, avec des compétences techniques, des processus suivis rigoureusement et le temps de configurer correctement les autorisations de chaque projet. Vous devrez également être certain que tous les membres de votre organisation respectent vos procédures.
Il faudra prévoir du temps pour la gestion des utilisateurs et un processus pour supprimer l’accès des personnes, si nécessaire.
Il s’agit de la meilleure approche pour une organisation disposant d’une instance Jira importante, de processus de bonnes pratiques établis et d’un bon programme de formation, pour toute personne souhaitant partager l’accès avec un petit nombre d’utilisateurs externes de confiance.
Utiliser Exalate d’iDalko
L’application Exalate permet d’exécuter un clone en temps réel de chaque partie de votre instance Jira, en utilisant une intégration unidirectionnelle ou bidirectionnelle. Il existe également des options pour le partage des champs personnalisés ou des pièces jointes.
C’est la mère de toutes les solutions de collaboration, surtout si vous cherchez à cloner et à intégrer plusieurs instances de Jira, ServiceNow, Zendesk et Github fusionnées sur une seule plateforme.
Questions relatives à la sécurité
Vous perdrez une grande partie du contrôle de ce que l’autre partie fait avec vos données. Tout va bien si vous lui faites confiance. Vos équipes doivent se rappeler de ne partager que certaines données, et de supprimer l’accès au moment opportun.
Comment configurer Exalate ?
Exalate offre un guide détaillé étape par étape : comment synchroniser deux instances Jira en utilisant Exalate. Pour simplifier, le processus est le suivant :
- Définissez un flux de travail qui fonctionne pour les deux équipes. Il n’est pas nécessaire que les flux de travail soient identiques, mais vous devez déterminer comment ils fonctionnent et ce que les modifications apportées à l’un impliquent pour l’autre.
- Choisissez l’option la plus appropriée parmi leurs nombreux modèles, en fonction de ce que vous voulez partager ou non.
- Installez Exalate sur les deux instances.
- Utilisez Exalate sur chaque publication que vous souhaitez copier.
5. Personnalisez les règles de synchronisation de Jira par le biais de scripts, comme indiqué ci-dessous.
6. En cas d’erreur, vous pouvez toujours demander de l’aide à l’équipe Exalate.
Avantages
La sauvegarde ! Tout est dupliqué et vos deux équipes peuvent chanter à l’unisson, en suivant la même partition. Si vous avez Jira, ServiceNow, Zendesk ou Github, c’est le moyen d’avoir une source unique de collaboration multiplateforme, le tout fusionné en un seul endroit.
Inconvénients
Vous aurez besoin de deux instances de Jira, et l’application doit être installée sur les deux. Cela ne convient pas à tous les budgets, surtout si vous ne tirez pas profit de toutes les fonctionnalités et intégrations.
Il faut également s’assurer que les intégrations sont correctement configurées, surtout si les deux instances ont des flux de travail fortement personnalisés et des apps différentes. Vous devrez également effectuer un codage et une maintenance de base pour faire fonctionner les processeurs de filtres de données répliqués. Enfin, vous devrez vous assurer que le reporting est effectué sur les deux instances.
À qui s’adresse cette solution ?
Elle s’adresse aux entreprises disposant d’une petite instance spécialisée qui souhaitent collaborer sur des projets avec une société de développement externalisée ou une succursale dans un autre pays.
Utiliser External Share for Jira
Parfois, vous n’avez besoin de partager que quelques informations avec des utilisateurs externes. Il peut s’agir d’un sous-traitant ou d’un consultant individuel auquel vous n’êtes pas encore prêt à remettre les clés du royaume. Parfois, il s’agit d’un ticket spécifique que vous souhaitez partager avec un client, un fournisseur ou même une société apparentée ou une filiale. Partager des tickets pendant un temps limité avec des personnes spécifiques serait difficile, sans parler du coût, avec Jira ou Exalate natif.
C’est là qu’intervient External Share pour Jira. Cet outil vous permet de partager un lien sécurisé vers un ticket Jira avec un utilisateur externe, qui peut le voir, le commenter et y ajouter des pièces jointes.
Questions relatives à la sécurité
Assurez-vous que les administrateurs comprennent les fonctionnalités. Par exemple, la durée de vie de tous les liens peut être limitée par défaut (par exemple, à 1 jour ou 1 semaine).
Les liens sont en lecture seule et utilisent des URL de 16 caractères indéchiffrables. Toutefois, si la sécurité est une préoccupation, vous pouvez également ajouter une protection par mot de passe aux liens, de sorte que seuls ceux qui ont le mot de passe peuvent y accéder.
Les administrateurs doivent vérifier combien de liens ont été créés et peuvent supprimer ou modifier les autorisations de partage comme ils le souhaitent. Il est facile de désactiver et de réactiver les liens, ou de les supprimer le cas échéant.
Comment partager votre Jira en externe
Il existe une documentation détaillée expliquant comment partager des liens externes vers des publications Jira, mais voici la version courte :
1. Lors de l’affichage d’un ticket, cliquez sur External Share.
2. Choisissez les options de partage que vous souhaitez et cliquez pour envoyer par courrier électronique.
3. Si vous avez défini un mot de passe, il est bon de l’envoyer séparément du lien, en suivant vos propres procédures de sécurité. Les destinataires devront saisir le mot de passe pour afficher le lien.
4. Si vous avez autorisé l’ajout de commentaires et de pièces jointes, toute personne disposant du lien et du mot de passe est désormais libre de le faire.
5. Vous pouvez vérifier quels liens ont été partagés, et les désactiver ou les supprimer si nécessaire.
Avantages
C’est une solution rapide à configurer et à utiliser, qui constitue un moyen simple de partager des tickets spécifiques avec des utilisateurs individuels en toute sécurité.
Inconvénients
Cette solution n’offre pas autant de fonctionnalités avancées qu’Exalate. Elle est donc plus adaptée au partage de publications individuelles parents et enfants, plutôt que d’epics ou d’instances entières.
À qui s’adresse cette solution ?
Elle s’adresse aux entreprises de taille moyenne qui veulent un moyen facile de partager rapidement des informations spécifiques avec des personnes spécifiquement désignées, tout en conservant le contrôle et la sécurité du reste des informations sur leur instance.
Elle est particulièrement populaire auprès des sous-traitants et des consultants, qui y voient un moyen rapide d’accéder aux tickets dont ils ont besoin.
Elle peut également être utilisée pour réduire les licences d’agent de gestion des services Jira, en permettant aux non-agents d’ajouter des commentaires publics et des pièces jointes directement aux publications.
Vous souhaitez être conseillé concernant l’ouverture de votre Jira à un membre externe à votre entreprise ? Contactez-nous à l’aide du formulaire de contact ! Nous serons ravis de vous aider.
