INDUSTRIE - SANTÉ
Zelis redesign son processus RH et gagne 150k$/an
Zelis a fait appel à Modus Create pour simplifier les processus des RH et l’accueil et l’intégration des nouveaux employés. En partenariat avec Modus Create et leur Data Center Atlassian Cloud, Zelis automatise désormais les tâches autrefois manuelles et permet au département des RH de se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée. Grâce à une plateforme centralisée et une intégration plus efficace, Zelis réalise une économie de coûts de 150K$/an
NOS RÉALISATIONS :
- Evaluation des phases d’intégration des nouveaux collaborateurs
- Cartographie des processus de recrutement
- Workday Integration avec Jira Service Management
- Déploiement de Jira Product Discovery
- Automatisation des processus et formations
IMPACT
ACCÉLÉRATION
du processus d’intégration des nouveaux employés
3 500
utilisateurs de la plateforme intégrée
ECONOMIE
de coûts de 150 000$ par an
La migration vers le Cloud s’accompagne de profondes transformations stratégiques et est l’opportunité pour les entreprises de repenser leurs processus et de dégager de nouvelles opportunités.
Zelis est une société leader des technologies financières pour la santé aux Etats-Unis. Elle a dû faire face à de nombreux changements après une croissance rapide et de nombreuses acquisitions. En effet, si Zelis a pu se développer jusqu’à dominer le marché, les dirigeants ont dû revoir leur fonctionnement en interne car les processus à grande échelle étaient moins efficaces.
Consciente de cette perte d’efficacité, les équipes ont lancé OneZelis afin d’unifier les systèmes, de rationaliser les processus et d'améliorer la collaboration au sein de l’entreprise. Ce lancement a ouvert la voie à une refonte profonde de son mode de fonctionnement.
Le défi :
Rendre l’intégration des nouveaux employés plus efficace et rapide
Pour simplifier ces processus d’intégration, Zelis a fait appel à Modus Create - trois fois lauréat du prix Atlassian Partner of the Year - pour ce projet.
Les processus d’intégration peuvent être laborieux… Dans le cas de Zelis, les demandes d’accès nécessitent des transferts de données manuellement entre les outils Workday et ServiceNow. La perte de temps et d’efficacité devenait intenable, autant pour l’ensemble de l’équipe des Ressources Humaines que pour les nouveaux arrivants qui attendaient parfois jusqu’à 1 mois pour recevoir leur matériel de travail ainsi que tous leurs accès.
L’outil de Service Now représentait alors un coût important dans le budget total des dépenses en plus d’être difficile à utiliser. Les équipes de Zelis utilisaient 20 outils différents dont beaucoup avaient vocation aux mêmes tâches tandis que d’autres n’étaient pas utilisés à leur plein potentiel.
Nos experts d’Atlassian ont travaillé en collaboration avec les équipes de Zelis pour entamer la migration des outils. Pour cela, il a fallu d’abord comprendre quels étaient les besoins mais aussi les blocages au processus existant.
La solution :
Planifier et suivre l’intégration des nouveaux arrivants au sein d’un outil dédié
Zelis a fait appel à Modus Create pour faire face à ces nouveaux défis.
L’idée de la collaboration Zelis - Modus Create allait au-delà d’une migration. C’est un projet en quatre étapes qui a été mis en place : après avoir identifié les problématiques, conçu des processus répondant aux nouveaux besoins, optimisé les flux, et donné le contrôle des outils au client, les équipes ont pu se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
4 étapes du processus :
1 - Evaluer les besoins :
Les équipes de Modus Create ont commencé par évaluer les processus existants de Zelis et des problèmes dans l’intégration des nouveaux employés a été détecté. C’est le point de départ d’une transformation plus globale au-delà du Cloud. Les experts Modus Create élaborent alors des feuilles de route pour moderniser le processus d’intégration qui viendraient remplacer les systèmes existants.
2 - Construire :
Les équipes ont ensuite remplacé ServiceNow par Jira Service Management. Modus Create a alors intégré Workday avec Jira Service Management en utilisant OnRamp par Onward, en retirant le maximum de tâches manuelles et fastidieuses en automatisant les demandes d’accès pour les nouveaux employés.
Ces changements ont permis d’améliorer les processus d’intégration des nouveaux employés et, en remplaçant de Productboard par Jira Product Discovery, Zelis a pu réaliser des économies de 150 000$ annuellement grâce à une utilisation à son maximum des outils à disposition des Ressources Humaines.
3 - Optimiser et automatiser
L’automatisation a permis à Zelis et ses équipes de réduire les délais d’intégration des nouveaux employés et de réduire les retards dans les processus. Avec ces nouveaux outils, le matériel informatique et les accès nécessaires aux besoins des nouveaux arrivants étaient prêts une semaine avant la date d’entrée en fonction de la personne recrutée, contre 1 mois de retard avec le processus précédent. Grâce aux systèmes mis en place, les équipes gagnent du temps, mais aussi en proactivité avec une fluidité d’intégration pour les nouveaux employés mais aussi pour l’équipe des Ressources Humaines.
En plus de l’automatisation, Zelis et les experts d’Atlassian ont pu consolider 20 outils informatiques dans une seule plateforme utilisée à son plein potentiel.
Les équipes de Modus Create présentent un bon équilibre entre savoir-faire technique, la vision business et la réalité des entreprises qui ne peuvent pas interrompre leurs activités.
— David Gbesemete, Vice President, Project Management & Collaboration chez Zelis
4 - Prise de contrôle
Zelis a pris le contrôle de sa transformation avec le soutien des équipes Modus Create, permettant ainsi aux équipes d’utiliser les outils en toute sérénité. Après une formation pratique et une collaboration entre les équipes internes et le service des achats, Zelis a pu digitaliser le processus d’achat dans Jira, rendant ainsi les opérations beaucoup plus fluides.
Zelis prévoit maintenant de mettre fin à ServiceNow au profit de Jira Service Management qui correspond mieux à leurs besoins et est plus rentable.
Impact :
Une mise en service accélérée et une plateforme évolutive.
Zelis a mené une transformation impressionnante, réalisant 150 000$ d’économies annuelles en conciliant les outils et en supprimant les processus obsolètes.
L’efficacité de Zelis a été récompensée puisque les délais d’intégration ont considérablement réduits puisque le matériel informatique et les accès sont prêts avant le premier jour des nouveaux arrivants.
En éliminant la saisie manuelle des données entre Workday et ServiceNow, Zelis a amélioré les opérations des Ressources Humaines, permettant ainsi à ses équipes de se concentrer sur la création de valeur plutôt que sur des tâches redondantes.
Nous sommes sur le point de célébrer une étape que beaucoup pensaient impossible à franchir. C’est une période passionnante pour nous.
— Wendy Zacchio, CIO de Zelis
Mais Zelis ne s’est pas arrêté là : elle a réussi à consolider plus de 20 outils en une plateforme unique et puissante qui est utile pour les 3 500 employés.
Tournée vers l’avenir, Zelis est prête à poursuivre cette transformation digitale en intégrant davantage les processus d'approvisionnement dans Jira. C’est un engagement continu en faveur de l’innovation et de la croissance.
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