INDUSTRY - VENTE AU DETAIL

Sephora - une transformation agile orientée clients

Sephora, la multinationale française de distribution de produits de beauté et de soins, cherchait à simplifier ses workflows et ses charges administratives. L’équipe de Modus Create a travaillé avec celle de Sephora pour identifier et résoudre la duplication de tâches et la complexité organisationnelle.

NOTRE TRAVAIL A INCLU

Des entretiens avec les différentes parties prenantes
Une analyse des outils
Une optimisation des licences
L’intégration Aha!-Jira
La formation des équipes

IMPACT

MEILLEURE

adoption de Jira et Aha!

REDUCTION

de la charge des processus

AGILE

transformation

L’intégration de logiciels doit vous servir, et non vous rajouter une charge de travail.

Cela signifie savoir ce qu’il faut intégrer dans les outils, mais aussi ce qu'il ne faut pas. Délimiter le champ de chaque service et définir clairement leurs interactions est la clé du succès.
Sephora et ses 340 marques vendues dans ses différents points de vente, gérait ses workflows internes à l’aide de deux outils - Jira et Aha!. Cependant, les équipes internes faisaient face à une grande complexité organisationnelle.

Voici comment Sephora a adopté une véritable agilité et renforcé sa collaboration entre ses différents départements en limitant les intégrations.

Le défi

Une intégration compliquée entre Jira et Aha! qui freinait la progression des équipes

Notre équipe d’experts Atlassian et Aha! a démarré le projet avec une phase de découverte.

En collaboration avec Sephora, nous avons identifié 13 parties prenantes clés et identifié les défis que chaque équipe rencontrait.

Notre équipe a réalisé que la majeure partie du problème venait des outils Jira et Aha! qui n’étaient pas utilisés à leur capacité maximum, rentrant ainsi en conflit l’un avec l’autre.

Sephora utilisait Aha! pour la planification stratégique et Jira pour le suivi opérationnel. En découlait une duplication considérable du travail en raison de l'intégration poussée entre les deux outils. De fait, tout ce qui apparaissait dans Jira était visible dans Aha!, et vice versa. Les conséquences de cette mauvaise intégration: de la confusion brouillant les responsabilités et générant un travail supplémentaire pour les équipes, rendant difficile l'attribution des tâches sur chaque plateforme.

La précédente intégration Jira-Aha! de Sephora

Définir des frontières entre Aha! et Jira

Sephora a organisé son travail en utilisant la structure hiérarchique suivante :

Objectifs — niveau élevé (pour toute l'année ou plusieurs années)
Initiatives — niveau intermédiaire (6-12 mois)
Epics — niveau intermédiaire (2-3 mois, incluses dans un cycle PI)
User stories/Tâches — niveau faible (2 semaines, incluses dans un sprint)
Sous-tâches et Bugs — niveau faible (moins d’une semaine)

Aha! est un outil qui met davantage l'accent sur les initiatives et les objectifs stratégiques, tandis que Jira se concentre principalement sur l'exécution opérationnelle. Il était donc inutile de dupliquer le travail tactique dans les deux outils. Dans les faits, les responsables de produit et les parties prenantes n’ont pas besoin de se préoccuper des activités quotidiennes des équipes d’ingénierie. Ils ont simplement besoin de savoir si les epics respectent les délais. Cela simplifie l'organisation et empêche la micro-gestion.

L'équipe De Modus Create a donc proposé une distinction claire entre Aha! et Jira en définissant qui devait utiliser chaque outil et dans quel but.

Cependant, un lien entre les deux outils était toujours nécessaire. Modus Create a ainsi proposé de faire des Epics le pont entre Aha! et Jira, tout en éliminant les intégrations entre les deux outils qui n'apportent aucune valeur ni à la stratégie ni à l'exécution.

Suggestion de répartition entre Aha! et Jira

Epics suggestion

Aujourd'hui, dès lors que les chefs de produit évaluent différents Epics, les priorisent pour l'exécution, définissent des budgets et établissent les critères de DoR (Definition of Ready) et DoD (Definition of Done), ces Epics sont ensuite transférés à Jira. Dans cet outil, les ingénieurs décomposent les Epics en user stories et poursuivent le processus.

Les personnes > Les processus > Les outils

Les équipes façonnent les processus et utilisent des outils pour les exécuter. Une transformation ne découle pas des outils, mais de l'adoption d'un état d'esprit agile.

Ainsi, l'intégration Aha!-Jira était un moyen et non une fin en soi. L'objectif principal de cet engagement était d'améliorer la gestion des produits de Sephora.

Sephora était en train de mettre en œuvre un Scaled Agile Framework (SAFe) pour une planification stratégique et une gestion de portefeuille plus efficace. L'équipe a décidé d'affiner Aha! dans cette optique. Elle a donc déplacé le backlog des Epics sur Aha! et a encouragé les parties prenantes à se concentrer sur l'amélioration de ces Epics dans le cadre des préparations de la planification PI. Ainsi, l'attention portée à la planification PI s'est davantage concentrée sur les Epics, tandis que les problèmes d'ingénierie (user stories, tâches, etc.) ont été conservés pour la planification des sprints.

Après avoir obtenu l'adhésion des parties prenantes de Sephora, l'équipe a apporté des modifications à l'intégration Aha!-Jira en fonction des recommandations ci-dessus. De plus, ils ont proposé une liste de 30 changements pour une collaboration plus approfondie, priorisés selon le cadre ICE (Impact, Confidence & Ease ou Impact, Confiance & Facilité).

Impact

Une transformation agile qui a réduit les charges administratives

Les chefs de produit de Sephora peuvent désormais mesurer le taux de réalisation des Epics dans Aha!. Ce taux est calculé en utilisant le nombre de story points complétés dans Jira, qui sont ensuite rapportés dans Aha! sous forme de pourcentage. Cette solution permet de séparer clairement les workflows des deux outils, offrant la possibilité de mesurer les progrès des feuilles de route stratégiques directement dans Aha!.

La simplification de l’intégration entre Aha! et Jira a permis à Sephora d’allier le meilleur des deux outils. Désormais, Sephora s’appuie sur Aha! pour la réflexion stratégique, le reporting et le brainstorming, tandis que Jira est utilisé pour effectuer le travail opérationnel. Chaque membre de l’équipe sait quel outil utiliser et à quel moment.

Par ailleurs, cette séparation claire des responsabilités réduit le micromanagement et favorise l’adoption de pratiques d’ingénierie agile.

Le succès de cette collaboration ne repose pas seulement sur l’optimisation des outils, mais surtout sur l'amélioration des processus sous-jacents. L’état d’esprit agile adopté par Sephora a garanti l’alignement cohérent entre ses outils et ses priorités. Ces efforts ont permis de réduire considérablement la surcharge administrative, libérant ainsi davantage de temps pour se concentrer sur des initiatives orientées vers les besoins des clients.

Modus Create a compris nos défis et s'est engagé à fournir une solution répondant à nos objectifs.”

— Sapna Aggarwal, PMO, Business Process Specialist

LIKED WHAT YOU READ?

You can share it with your network

Zelis révolutionne l’intégration de ses nouveaux employés et économise 150 000$/an

INDUSTRIE – SANTÉ Zelis redesign son processus RH et gagne 150k$/an Zelis a fait appel à Modus Create pour simplifier les processus des RH et l’accueil et l’intégration des nouveaux employés. En partenariat avec Modus Create et leur Data Center Atlassian Cloud, Zelis automatise désormais les tâches autrefois manuelles et permet au département des RH…

Kaiko – Créer une base solide pour passer au niveau supérieur

Modus Create a aidé Kaiko à construire un socle technique solide pour garantir l’évolutivité de son framework de Machine Learning pour la recherche contre le cancer.

Zeus Logics – Construire une plateforme SaaS avec Haskell

Modus Create a travaillé avec Zeus Logics pour créer une plateforme SaaS sûre et sécurisée en utilisant Haskell, un langage leader de programmation fonctionnel.