Comprendre la méthode Lean

Cet article a été traduit par Easy Agile.

Le gaspillage coûte cher ! Le gaspillage, c’est payer quelqu’un qui ne travaille pas vraiment, payer pour des produits dont vous n’avez pas besoin, ou payer des collaborateurs pour résoudre un problème qui aurait pu être évité. La méthode Lean Agile consiste à éliminer les ressources et les tâches inutiles pour améliorer l’efficience et réduire les coûts, sans jamais sacrifier la qualité. En effet, elle donne la priorité à la création de valeur pour les clients à chaque prise de décision.
La méthode Lean Agile est une méthode de développement qui permet aux équipes d’identifier les sources de gaspillage et de perfectionner les processus. Il s’agit de principes directeurs qui favorisent l’efficience, l’efficacité et l’amélioration continue.

À titre de comparaison : Vous travaillez probablement beaucoup mieux lorsque votre bureau n’est pas complètement recouvert de tout un tas de choses dont vous n’avez pas besoin. En éliminant les distractions et les parasites, vous créez un espace de travail ordonné et vous pouvez travailler plus efficacement. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le plus important, et travailler de manière efficace.

Dans cet article, vous en saurez plus sur :

Le développement de la méthode Lean

Les avantages de la méthode Lean Agile

Les cinq principes fondamentaux de la méthode Lean

Qu’est-ce que la méthode Lean Agile ?

La méthode Lean Agile, ou développement Lean, trouve son origine dans les principes du lean manufacturing. Ce concept a fait son apparition dans le secteur manufacturier dans le but de générer des profits en réduisant les coûts au lieu de compter uniquement sur l’augmentation des ventes. Lorsqu’une entreprise parvient à éliminer le gaspillage et à devenir plus efficiente, elle réalise des économies et augmente ainsi ses bénéfices généraux.

La méthode Lean Agile est une méthodologie agile dont le principe de base est assez simple : améliorer l’efficience en éliminant le gaspillage. Contrairement à la gestion de projets traditionnelle en cascade, qui repose sur un plan fixe établi par un chef de projet, la méthode Lean Agile vise à réduire toutes les tâches et les activités qui n’apportent pas une réelle valeur ajoutée. Ainsi, tous les participants à un projet ou au développement d’un produit peuvent travailler dans des conditions d’efficience optimales.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’histoire de la méthode Lean Agile, le Lean Enterprise Institute Inc. fondé en 1997 par James P. Womack, PhD, est une référence en matière de méthodologie Lean. Elle aide les individus et les équipes à mieux travailler en orientant leur réflexion et leurs pratiques vers la recherche de simplification.

Les pratiques Lean sont appréciées car elles peuvent être appliquées à d’autres méthodes agiles et de développement de logiciels. La méthode Lean Agile permet le déploiement agile, qui est souvent difficicile pour les grandes entreprises ou les entreprises en pleine expansion.

Quels sont les avantages de la méthode Lean Agile ?

Si vous n’avez pas encore adopté la méthode Lean Agile, voici ses 7 principaux avantages.

Une efficacité accrue

L’application de la méthode Lean aux processus commerciaux consiste à réduire le gaspillage pour augmenter l’efficience. Mais comment déterminer quels processus sont source de valeur ?

Une fois la valeur ajoutée pour le client identifiée, les équipes peuvent établir une cartographie de la chaîne de valeur. La cartographie de la chaîne de valeur permet de retracer toutes les étapes et tous les process permettant la réalisation d’un produit, de sa conception à sa livraison. En structurant vos processus visuellement, les équipes seront en mesure de déterminer avec précision ce qui apporte une valeur ajoutée ou non. Si certaines étapes ou certains processus n’apportent pas de valeur ajoutée pour les clients ou s’il s’avère qu’ils sont source de gaspillage, ils sont éliminés ou réduits autant que possible.

Une équipe ne peut pas être efficace si elle perd du temps avec des processus obsolètes qui n’apportent pas de valeur ajoutée aux clients. L’adoption de méthodes Lean permet de se débarrasser de ces processus, afin de pouvoir consacrer l’énergie de votre équipe exclusivement aux processus qui fonctionnent, augmentant ainsi le flux de valeur, l’efficience et la productivité de votre équipe.

Réduction des goulots d’étranglement

Un goulot d’étranglement, aussi minime soit-il, peut totalement faire dérailler un workflow ou empêcher de tenir un délai. Avec la méthode Lean, les tâches ne sont pas attribuées à l’aveugle ou aléatoirement. Les équipes travaillent ensemble pour garantir la répartition équitable du travail et le respect des délais. Elles envisagent à l’avance les éventuels goulots d’étranglement afin de les éliminer avant qu’ils ne deviennent une charge financière ou ne retardent le déroulement des opérations. Puisque les capacités et les travaux en cours sont continuellement anticipés, surveillés et ajustés, les goulots d’étranglement sont anticipés, chaque membre de l’équipe participe et personne ne perd de temps.

Des coûts réduits (et moins de surprises)

Éliminer le gaspillage signifie économiser de l’argent, quel que soit le domaine. La surproduction, le stockage d’un trop grand nombre de matériaux, le suremploi et les goulots d’étranglement dans la production sont coûteux et source de gaspillage. Ces gaspillages peuvent être éliminés en améliorant la gestion des processus et des systèmes, ce qui permet aux entreprises de toujours disposer du bon nombre d’employés, de la bonne quantité de matériaux et des bons horaires de travail à tout moment.

Adopter la méthode Lean, c’est augmenter son efficacité, ce qui est bénéfique pour les résultats de toute entreprise. Assurez-vous que chaque coût est comptabilisé et utile au processus de production en contrôlant constamment les processus de travail de votre entreprise et en éliminant tous les coûts qui n’apportent pas de valeur ajoutée.

Des systèmes capables de s’adapter mieux et plus rapidement

Dans le contexte actuel, les entreprises doivent s’adapter plus rapidement que jamais à la demande croissante des clients et à l’évolution rapide des technologies.

Plus une organisation est grande, plus il lui est difficile de s’adapter. Les anciens modèles commerciaux n’ont pas été conçus pour être flexibles, si bien que lorsqu’il faut procéder à des ajustements, il faut parfois des mois, voire des années, avant que l’ensemble de l’organisation ne soit au diapason.

Avec la méthode Lean, les équipes peuvent mieux s’adapter. Les systèmes Lean ne sont pas aussi rigides, il est donc plus facile de faire des ajustements en cours de route, ce qui signifie que les équipes s’adapteront mieux aux imprévus. La méthodologie Lean peut aider toute entreprise, quelle que soit sa taille, à s’adapter harmonieusement aux évolutions, car elle est tout l’inverse d’une méthode consistant à tout fixer au départ et ne plus toucher à rien.

Visibilité des parties prenantes et renforcement des relations avec les clients

La méthodologie Lean permet de prendre en compte à la fois les besoins des parties prenantes et ceux des clients, ce qui permet d’obtenir un meilleur produit final. Les progrès en matière de Lean sont mesurés en fonction de la valeur fournie au client et non de l’achèvement des tâches.

Avec la méthode Lean, c’est la satisfaction des clients qui prime. Chaque projet et chaque tâche commencent par un examen approfondi des attentes des clients en se mettant à leur place. Leurs réactions sont recueillies tout au long du développement du produit et non à la fin, afin de s’assurer que les nouvelles informations soient bien prises en compte et que le produit final corresponde exactement aux besoins ou aux souhaits du client.

Un objectif d’amélioration continue

La méthode Lean est l’ennemie du statu quo. Elle exige un ajustement et un perfectionnement constants des processus et favorise l’amélioration continue. Il ne s’agit pas d’un processus figé dès le départ sans possibilité d’évolution, mais plutôt d’un processus en amélioration constante. Peu importe le degré de prospérité ou d’efficacité de l’entreprise, l’amélioration est toujours possible et il existe des moyens nouveaux et innovants de générer de la valeur pour les clients.

Cette méthode incite tous les membres de l’équipe, qu’il s’agisse d’une petite équipe de développement ou d’une entreprise fonctionnant entièrement sur le principe de la méthode Lean, à adopter un état d’esprit axé sur l’amélioration continue (SAFe). Les équipes peuvent anticiper et attendre les retours d’information réguliers des dirigeants, des managers et des intervenants. Avec la méthode Lean, les innovations et les itérations sont moins coûteuses et plus fréquentes. L’équipe s’améliore et affine ses compétences et ses processus avec chaque produit.

Renforcement de la cohésion au sein de l’équipe

Le désengagement des collaborateurs coûte cher. Les employés peu motivés affichent un taux d’absentéisme plus élevé, une productivité plus faible et une rentabilité plus faible, autant de facteurs qui peuvent réduire considérablement les ressources d’une entreprise. Si la culture d’une entreprise n’incite pas ses employés à être présents et à donner le meilleur d’eux-mêmes, cette entreprise perdra de l’argent chaque année jusqu’à ce que son chiffre d’affaires s’effondre.

En revanche, une entreprise appliquant la méthode Lean place les équipes en première ligne du développement des produits. Grâce au Lean management, les employés ont des contacts directs et réguliers avec leurs supérieurs pour savoir comment se déroule leur travail et comment les processus pourraient être améliorés. Puisque les équipes sont davantage impliquées dans le projet, elles sont plus motivées et plus enclines à participer activement, à donner leur avis et à s’investir dans leur travail.

La motivation des employés est le meilleur atout d’une entreprise. En impliquant tout le monde dans le processus, les équipes se sentent responsables des résultats, ce qui stimule leur créativité et leur responsabilisation.

Les 5 principes de la méthode Lean Agile

La mise en œuvre de la méthodologie Lean repose sur cinq principes fondamentaux : Valeur ajoutée, chaîne de valeur, flux, flux tiré et perfection. Ces principes correspondent à un processus en cinq étapes qui guide la mise en œuvre des techniques Lean dans les secteurs de la fabrication, du développement de logiciels et d’autres secteurs pratiquant l’agilité.

Identifier la valeur ajoutée

La première étape consiste à se mettre à la place du client. La valeur ajoutée correspond à ce dont le client a besoin et ce qu’il attend d’un projet ou d’un produit spécifique. Mettez-vous à la place des clients :

• Quelles sont leurs attentes ?

• Combien sont-ils prêts à payer ?

• Comment s’attendent-ils à ce que leurs besoins soient satisfaits ?

Parfois, les clients ne sont pas capables de définir exactement leurs attentes, surtout s’il s’agit d’un nouveau produit ou d’une nouvelle technologie qu’ils ne connaissent pas.

Dans tous les cas, le projet ne peut pas avancer sans définir clairement ce qui permettra de garantir la satisfaction des clients. Vous devez identifier les attentes finales (la valeur ajoutée) des clients vis-à-vis du produit ou du service.

Cartographier la chaîne de valeur

Ensuite, l’équipe établit une carte visuelle de chacune des étapes et de chacun des processus nécessaires pour amener le produit de sa conception à sa livraison. En rendant chaque étape visible et en gardant toujours la création de valeur à l’esprit, il est plus facile de déterminer quelles opérations ne contribuent pas directement à l’amélioration continue. Une fois les gaspillages identifiés, l’équipe cherche des moyens de les éliminer ou de les réduire autant que possible.

En éliminant le gaspillage, vous évitez à votre entreprise de dépenser inutilement de l’argent pour des opérations et des processus qui n’apportent aucune valeur ajoutée. Et, surtout, le client obtient exactement ce qu’il recherche.

Générer de la fluidité

Une fois le gaspillage éliminé de la chaîne de valeur, l’étape suivante consiste à s’assurer que les processus restants soient aussi efficaces et efficients que possible, en d’autres termes : éliminer les retards, les perturbations et les goulots d’étranglement. Il est important que les opérations qui créent de la valeur ajoutée se déroulent dans un ordre précis afin que le produit atteigne le client sans encombre.

Pour réaliser ce type de transformation agile, les entreprises appliquant la méthode Lean doivent former leurs employés à l’adaptation et à la polyvalence, créer des équipes pluridisciplinaires, décomposer et reconfigurer les étapes de la production et équilibrer la charge de travail des employés.

Mettre en place un système de flux tirés

En améliorant la fluidité, votre équipe peut fournir des produits et des services plus rapidement. Le système des flux tirés garantit une fabrication et une livraison « juste à temps », en limitant les stocks et les travaux en cours (TEC) en ne produisant que ce qui est nécessaire pour répondre à la demande des clients.

En mettant en place un système de flux tirés, vous créez des produits et des services en fonction des besoins au lieu de les créer à l’avance, ce qui entraîne une accumulation de stocks ou une liste de tâches à enregistrer et à gérer, ce qui a un impact négatif sur vos résultats.

Chercher à atteindre la perfection

Les étapes 1 à 4 permettent d’éliminer le gaspillage… pour l’instant. Cependant, le travail n’est jamais terminé. On peut toujours améliorer un processus, et certaines étapes du développement du projet ou du produit feront toujours perdre du temps et de l’argent ou n’apporteront pas de valeur ajoutée. Cest là qu’entre en jeu la cinquième étape, celle de la recherche de perfection.

La mise en œuvre de la méthode Lean prend du temps, et il ne suffit pas de suivre le processus une seule fois. Insufflez un esprit d’amélioration continue dans la culture de votre entreprise et ne vous reposez jamais sur vos lauriers.

Le Lean Agile, en résumé

La méthode Lean consiste à éliminer en priorité le gaspillage pour améliorer l’efficience. Les équipes peuvent ainsi améliorer continuellement leurs processus tout en privilégiant les tâches qui apportent le plus de valeur ajoutée aux clients.

Il ne vous reste plus qu’à essayer ! Pour vous organiser dans la gestion vos tâches, nous vous conseillons d’utiliser Jira. Pensez à Modus Create pour vous aider dans la mise en place et vous formez sur cet outil. Une question ? Contactez-nous !