Le télétravail, accéléré par les avancées technologiques et la situation dans le monde actuel, a en effet entraîné des changements significatifs dans notre façon de travailler, de communiquer et de collaborer. Ces changements ont également rendu le modèle Follow-the-sun plus accessible et réalisable pour de nombreuses entreprises.
Grâce à la possibilité de travailler à distance, les entreprises peuvent désormais constituer des équipes réparties géographiquement sans les contraintes traditionnelles liées aux bureaux physiques et aux horaires de travail. Cela signifie que les sociétés peuvent profiter d’un vivier de talents mondial, en embauchant des employés dans différentes régions et fuseaux horaires, et en bénéficiant de leurs compétences et de leurs connaissances spécifiques.
La communication asynchrone joue un rôle central dans l’accessibilité du modèle Follow-the-sun dans un environnement de travail à distance. Les équipes réparties peuvent utiliser divers outils de communication asynchrone pour partager des informations, collaborer sur des projets, coordonner les tâches et assurer une continuité dans la résolution des problèmes, quelles que soient les différences de fuseaux horaires.
Pour naviguer plus facilement dans cet article, voici les points que nous allons aborder :
Qu’est-ce que le modèle Follow-the-sun ?
La communication asynchrone : l’arme fatale du modèle FTS
Qu’est-ce que le modèle Follow the sun (FTS) ?
Le modèle “Follow-the-sun” (ou “Suivre le soleil” en français) est une approche de travail qui consiste à répartir les tâches et les responsabilités entre les différents collaborateurs situés dans des fuseaux horaires différents, afin de fournir une couverture de support 24 heures sur 24.
L’idée derrière le modèle “Follow-the-sun” est de tirer parti des différents horaires mondiaux pour assurer une continuité de service maximale. Lorsqu’une équipe termine sa journée de travail, elle transfère les tâches en cours à l’équipe suivante située dans un fuseau horaire où la journée commence. Cela permet de travailler de manière collaborative et d’assurer une transition fluide entre les équipes.
Le modèle Follow-the-sun est généralement utilisé par le département du support technique et de l’assistance, mais il peut également être adapté à d’autres domaines. Par exemple, un éditeur de logiciels peut déployer plus rapidement des produits de meilleure qualité et s’attaquer à des problèmes critiques à toute heure ou le service marketing peut gérer efficacement le site internet 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Cependant, la possibilité de travailler à distance et d’embaucher sur plusieurs sites n’est pas suffisante pour suivre ce modèle succès. Pour éviter l’anarchie 24/7, les équipes suivant le modèle FTS disposent d’une arme pas si secrète que cela : la communication asynchrone.
La communication asynchrone : L’arme fatale du modèle Follow-the-sun
La communication asynchrone, véritable “arme fatale” du modèle Follow-the-sun, joue un rôle essentiel dans la réussite de cette approche de travail réparti à l’échelle mondiale. En permettant des échanges d’informations flexibles et continus entre les collaborateurs situés dans différents fuseaux horaires, la communication asynchrone facilite la collaboration, la résolution des problèmes et le partage des connaissances. Découvrez comment cette forme de communication stratégique propulse le modèle Follow-the-sun vers de nouveaux sommets d’efficacité et d’accessibilité.
Qu’est-ce que la communication asynchrone ?
La communication asynchrone consiste à échanger des informations sans que les participants aient besoin d’être en ligne simultanément. Ce mode de communication permet aux membres de l’équipe de collaborer de manière plus souple et plus efficace. Ils peuvent répondre aux messages, examiner les documents et contribuer aux discussions à leur propre rythme, sans la pression de réponses immédiates ou les limites des fuseaux horaires.
Prenons l’exemple d’une entreprise de développement de logiciels dont l’équipe travaille sur un projet important. Les développeurs en France sont confrontés à un problème complexe qui nécessite l’intervention de leurs collaborateurs aux États-Unis. S’ils s’en remettaient uniquement à la communication synchrone, ils devraient attendre que leurs collègues américains soient en ligne pour discuter du problème, ce qui entraînerait des retards dans le projet. En revanche, grâce à la communication asynchrone, les développeurs français peuvent fournir un compte rendu détaillé du problème, et leurs collègues américains peuvent l’examiner et y répondre lorsqu’ils commencent leur journée de travail, ce qui garantit une progression continue.
La communication asynchrone rend le travail à distance et le modèle FTS durable en démantelant la culture du “toujours disponible”. Aucune équipe n’a besoin d’être disponible en dehors des heures de travail, ce qui évite l’épuisement professionnel et la fatigue liée à l’éloignement.
Travail synchrone et travail asynchrone, quelles différences ?
Le travail synchrone et asynchrone sont deux approches distinctes de la gestion du temps et de la collaboration en entreprise.
Le travail synchrone implique une interaction en temps réel où les membres travaillent simultanément, échangent des idées et prennent des décisions immédiates lors de réunions, appels ou chats en direct.
En revanche, le travail asynchrone se caractérise par une communication différée, permettant aux membres de travailler à leur rythme, répondre aux messages ou aux tâches selon leur convenance. Cela offre une plus grande flexibilité et réduit la dépendance aux contraintes horaires, favorisant la concentration individuelle sans interruptions constantes. Cependant, cela peut entraîner une réponse plus lente et une coordination plus complexe entre les membres. Chaque approche a ses avantages et inconvénients, dépendant du contexte, des objectifs et des préférences propres à chaque projet.
Comment mettre en place une communication en différé dans votre entreprise ?
Favoriser la transparence et le partage d’informations
Une documentation claire et concise est l’épine dorsale de la communication asynchrone. Elle garantit que chaque membre de l’équipe a accès aux mêmes informations, même s’il n’est pas en ligne au même moment. La documentation sert de base à la collaboration, à la prise de décision et au suivi de l’avancement des travaux, évitant ainsi la confusion, les malentendus et les retards.
La création de la documentation n’est qu’un début. Ce que vous faites après avoir créé un référentiel de connaissances est tout aussi vital :
Nommer un responsable par document
S’assurer que chaque document a un responsable dédié qui est chargé de le mettre à jour et de l’entretenir.
Encourager l’examen par les pairs
Des examens fréquents par les pairs créent une culture d’amélioration continue, car les membres de l’équipe travaillent ensemble pour apprendre les uns des autres et se développer en tant que groupe.
Améliorer le contenu en continu
Aucune documentation n’est gravée dans le marbre. Encouragez les collaborateurs à faire part de leurs commentaires sur les processus existants. Cela permet d’améliorer tous les flux de travail internes.
Structurer les conversations
Lorsque vous participez à des discussions asynchrones, assurez-vous de bien structurer vos messages. Utilisez des titres, des paragraphes clairs et des balises pour faciliter la lecture et la compréhension. Si nécessaire, créez des fils de discussion distincts pour chaque sujet afin de garder les conversations organisées et faciles à suivre. Étant donné que la communication asynchrone repose principalement sur des messages écrits, il est important d’être clair et concis dans vos communications.
Respecter les délais et les horaires
Respecter les délais et les horaires est essentiel pour maintenir une bonne communication asynchrone en entreprise. Voici quelques points supplémentaires à prendre en compte :
♀️ Réactivité raisonnable
Lorsque vous recevez un message ou une demande, assurez-vous de répondre dans un délai raisonnable. Même si la communication asynchrone vous permet de travailler à votre propre rythme, il est important de ne pas laisser les messages sans réponse pendant de longues périodes. Cela montre votre engagement envers la collaboration et le respect des autres membres de l’équipe.
Gestion des attentes
Si vous savez que vous serez indisponible pendant une période prolongée, que ce soit en raison de congés, d’une réunion importante ou d’autres obligations, communiquez clairement cette information à vos collaborateurs. Informez-les à l’avance afin qu’ils puissent ajuster leurs attentes et prendre les mesures nécessaires pour maintenir la progression du travail. La transparence contribue à éviter les malentendus et les retards indésirables.
Gestion des absences dans Confluence
Utilisation des statuts ou des disponibilités
Si votre outil de communication asynchrone le permet, utilisez les statuts pour indiquer votre disponibilité actuelle. Vous pouvez spécifier si vous êtes en ligne, occupé, en congé ou indisponible. Cela aide les autres membres de l’équipe à comprendre si vous êtes disponible pour une discussion immédiate ou si une réponse peut prendre plus de temps.
⏰ Respect des horaires de travail convenus
Si vous travaillez avec une équipe répartie dans différents fuseaux horaires, il est important de respecter les horaires de travail convenus. Si des plages horaires spécifiques ont été définies pour les réunions ou les sessions de collaboration en temps réel, assurez-vous d’être disponible et prêt à participer pendant ces créneaux horaires. Respecter les horaires convenus favorise une meilleure coordination et permet aux membres de l’équipe de planifier leur travail en conséquence.
Communication proactive
Si vous prévoyez d’avoir un délai plus long pour répondre à un message, informez-en la personne concernée. Parfois, une réponse immédiate n’est pas possible en raison d’autres priorités ou de l’obtention d’informations supplémentaires. Dans de tels cas, communiquez votre intention de répondre dès que possible pour maintenir l’élan et la fluidité de la communication.
En respectant les délais et les horaires convenus, vous favorisez une communication asynchrone efficace et une collaboration harmonieuse au sein de votre équipe. Cela contribue à maintenir la confiance et la productivité, tout en garantissant une progression régulière des projets.
Partager les responsabilités et le leadership
Bien qu’il incombe au manager d’assurer la réussite de la collaboration “follow-the-sun”, il n’en est pas le seul responsable. Il s’agit plutôt d’une responsabilité partagée par chaque membre de l’équipe.
Il faut également un responsable dans chaque fuseau horaire pour éviter d’attendre les approbations. Déléguer la prise de décision aux membres de l’équipe favorise le sentiment d’appartenance et de responsabilité, ce qui permet d’accroître la motivation, l’efficacité et la collaboration dans les environnements asynchrones. Lorsque les membres de l’équipe sont habilités à prendre des décisions, ils deviennent plus proactifs, prennent davantage d’initiatives et se sentent plus investis dans la réussite du projet.
Toutefois, il est également essentiel de fixer des limites à la prise de décision afin que chacun sache clairement quelles sont les limites de son autonomie :
- Définissez des critères de prise de décision qui précisent les types de décisions que les membres de l’équipe peuvent prendre de manière indépendante et celles qui nécessitent une collaboration ou une escalade.
- Créez des voies d’escalade claires qui précisent quand et comment les membres de l’équipe doivent demander l’avis ou l’approbation d’autres personnes.
- Encourager la collaboration et la communication entre les membres de l’équipe pour favoriser la responsabilité collective.
Adopter de bons outils de communication asynchrone
Les logiciels ne font pas tout, mais ils sont importants. Les processus avant les outils, les personnes avant les processus. Bien qu’il s’agisse sans aucun doute d’un mantra en or, il est souvent mal interprété et sous-estime l’importance des outils. La communication asynchrone peut rapidement devenir chaotique si l’on n’utilise pas les bons outils. Les logiciels de collaboration permettent de centraliser les informations et les communications, créant ainsi un espace commun pour les membres dispersés.
Il existe trois grandes catégories d’outils nécessaires à la création d’espaces partagés efficaces :
Gestion des connaissances
Outils qui servent de référentiels d’information et de base de connaissances. Ils fournissent à votre équipe une source de vérité unique et fiable. Par exemple, Confluence ou Notion.
✨ Gestion de projet
Des logiciels de gestion de tâches permettent d’assigner, de suivre et de mesurer l’avancement du travail. Ces outils favorisent la transparence requise pour les collaborateurs travaillant de manière asynchrone et facilitent la communication contextuelle. Exemples : Jira ou Trello.
Messagerie en temps réel
L’asynchronisme ne signifie pas l’absence de canaux en temps réel. Vous avez toujours besoin d’un canal de messagerie fiable pour l’escalade et les mises à jour importantes. Fini les mails à rallonge, faites place à la messagerie collaborative ! Exemples : Slack ou Microsoft Teams.
Enfin, les intégrations, c’est-à-dire la manière dont vos outils interagissent les uns avec les autres, constituent un élément essentiel de votre stratégie en matière d’outils. Par exemple, vous pouvez intégrer Jira à Slack pour recevoir un message lorsque le statut d’un problème important change ou si quelqu’un vous mentionne dans les commentaires de Confluence. Attention toutefois, en matière d’intégration, plus n’est pas toujours mieux.
Notifications Jira dans Slack
Prendre le temps avant d’adopter le modèle FTS
Productivité accrue, meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, plus de créativité, moins de risques : les avantages du modèle “follow-the-sun” sont indéniables. Pourtant, se précipiter sans préparation peut faire plus de mal que de bien. Si votre équipe n’a pas mis en place les processus, la documentation et les outils adéquats, elle n’est peut-être pas prête pour la communication asynchrone. Forcer la transition peut conduire à l’épuisement professionnel.
N’oubliez pas que le passage à l’asynchronisme n’est pas un processus ponctuel. Vous devez être au courant des développements et innovations les plus récents, et intégrer de nouvelles idées et stratégies dans votre flux de travail. Une fois que votre équipe aura trouvé sa place dans le spectre asynchrone, elle sera prête à Follow-the-sun (suivre le soleil) et à préparer le terrain pour des opérations véritablement mondiales.
