7 conseils pour bien utiliser Confluence Cloud

Entre les espaces de travail et les pages, être organisé sur Confluence Cloud peut sembler compliqué : où ranger les pages, quels templates utiliser et on en passe !

Dans cet article, nous vous dévoilons 7 conseils qui vous aideront à organiser votre espace Confluence afin que les membres de votre équipe puissent trouver ce qu’ils recherchent et rester informés des éléments importants du projet. Pour parcourir plus facilement nos conseils d’experts, vous pouvez vous aider de ce sommaire :

Conseil 1 : Garder vos espaces Confluence organisés

Conseil 2 : Créer des templates

Conseil 3 : Classer vos pages avec des étiquettes

Conseil 4 : Utiliser la barre latérale

Conseil 5 : Mentionner vos collaborateurs

Conseil 6 : Ajouter les espaces à vos favoris

Conseil 7 : Utiliser les bonnes macros

Si chacune des personnes de votre équipe crée des pages simultanément dans l’espace commun, l’organisation de celui-ci peut devenir assez floue dans le temps. Définissez des règles afin d’éviter d’éparpiller toutes les informations relatives au projet.

Créer un ensemble de directives

Vous le savez sans doute déjà mais pour que chacun puisse organiser et ranger son travail correctement, vous allez devoir définir et communiquer les règles et bonnes pratiques pour gérer l’espace commun. Pour cela, pensez à :

• Informez vos collaborateurs des pages parentes sous lesquelles créer leurs pages enfants, afin qu’aucun contenu ne soit perdu ou égaré.

• Décidez des étiquettes standards à ajouter aux pages, aux articles de blog et aux pièces jointes, afin que tout le contenu soit soigneusement catégorisé.

• Mentionnez ces directives sur votre aperçu de l’espace pour vous assurer que tout le monde les connaît.

Utiliser des modèles de page

Les modèles de page sont des pages contenant une mise en forme, des macros et des exemples de contenu. Il est possible de personnaliser ces modèles pour chaque espace.

Pour en savoir davantage sur les modèles de page, nous avons un article dédié à ce sujet Les modèles de page dans Confluence Cloud.

Modèles de page dans Confluence Cloud

Créer vos propres modèles de pages

Il vous est également possible de créer vos propres modèles. Par exemple, si vous devez créer un rapport hebdomadaire comprenant une liste de critères récurrente. Vous pouvez choisir de créer un modèle avec des en-têtes, des dates variables, des tableaux et des espaces pour tous les graphiques, de sorte qu’à chaque nouveau rapport, tout ce que vous avez à faire est de saisir les nouvelles données au lieu de créer l’ensemble de la page à partir de zéro.

Templates disponibles dans Confluence Cloud

Quelques ressources qui pourraient vous intéresser :

  Créez facilement des templates Confluence

Classer vos pages avec des étiquettes

Les étiquettes sont des mots-clés ou des balises que vous pouvez ajouter aux pages, aux articles de blog et aux pièces jointes, facilitant la recherche de vos pages. Introduisez vos propres étiquettes et utilisez-les pour catégoriser ou identifier votre contenu.

Par exemple, si vous attribuez le libellé « comptabilité » à toutes les pages relatives aux comptes sur votre Confluence vous pourrez alors :

• Parcourir l’ensemble des pages étiquetées

• Afficher une liste des pages avec l’étiquette

• Réaliser une recherche à partir de l’étiquette

• Créer une table des matières pour votre espace qui est organisée par catégories d’étiquettes.

Les libellés (= étiquettes) ne sont pas exclusifs, vous pouvez donc en avoir autant que vous le souhaitez sur une page. La page apparaîtra alors sous chacune de ces catégories comme ci-dessous.

La barre latérale permet de retrouver toutes vos pages en quelques clics. Pour la paramétrer, rendez-vous sur Paramètres de l’espace. Dans l’onglet Configuration de la barre latérale, déterminez les éléments que vous souhaitez afficher dans la barre latérale.

Les fonctionnalités et les onglets disponibles dans les paramètres de l’espace dépendent de vos autorisations. La configuration de la barre latérale est uniquement disponible pour les administrateurs de l’instance.

Déplacer vos pages Confluence

Pour vous assurer une bonne organisation, il est important de mettre les contenus à leur place dès qu’ils ont été créés. Dans Confluence Cloud, vous pouvez faire glisser et déposer des éléments dans l’arborescence des pages pour les déplacer, ce qui permet de placer facilement les pages au bon endroit dès que vous les créez (ou de rectifier les choses si vous remarquez qu’une page n’est pas à sa place).

Modifier les pages rapidement

Avec une barre latérale, vous bénéficiez d’un accès rapide à la modification de vos pages. En un rien de temps vous pouvez :

• Modifier la page

• Renommer le nom de la page

• Mettre en favoris

• Ajouter un lien

• Déplacer la page dans un autre espace

• Archiver le document

Mentionner quelqu’un fonctionne comme une balise : la personne concernée recevra immédiatement une notification indiquant qu’elle a été mentionnée et pourra cliquer sur le contenu. Si vous mentionnez quelqu’un, une tâche leur sera attribuée et elle pourra la retrouver dans son profil.

Utilisez @nomducollaborateur pour tout travail pour lequel vous avez besoin de la contribution de vos collaborateurs.

Ajouter les espaces à vos favoris

Ajoutez tous les espaces vers lesquels vous souhaitez pouvoir naviguer facilement à votre liste de favoris. Cette liste se trouve dans Menu > Espaces de la navigation Confluence puis dans > Répertoire des espaces.

Pour ajouter un espace à vos favoris, cliquez sur Espaces, puis Afficher tous les espaces. Ensuite, cliquez sur l’icône étoile.

Utiliser les bonnes macros

Les macros sur Confluence Cloud

Faites passer votre espace Confluence au niveau supérieur à l’aide de macros. Elles vous permettent d’exploiter les fonctionnalités de vos pages Confluence. Vous pouvez utiliser des macros pour :

• Modifier le format et la mise en page de votre page

• Afficher des médias comme la vidéo, l’audio et le contenu des médias sociaux

• Assembler et organiser des pages, des blogs et des fichiers Confluence

• Effectuer des actions à partir d’une page, comme créer une page à partir d’un modèle.

Macros disponibles sur Confluence Cloud

Découvrez les macros incontournables à utiliser dans vos pages Confluence Les 3 macros incontournables sur Confluence Cloud.

Personnaliser vos pages

Afin d’étendre l’utilisation de Confluence Cloud et d’ajouter de nouvelles macros, vous pouvez choisir de télécharger des applications qui s’intègrent parfaitement aux logiciels Atlassian. Disponibles depuis la Marketplace d’Atlassian, ces add-ons vous permettent de personnaliser et d’améliorer l’esthétique de vos pages. Vous pouvez par exemple :

Ajouter les tableaux blancs et diagrammes de Draw.io

La macro Draw.io importe un tableau blanc sur votre page Confluence. Utile pour faire des brainstormings, insérer des graphiques, des tableaux ou encore des diagrammes, Draw.io est une solution complète pour communiquer et partager efficacement vos informations de manière visuelle et collaborative.

Créer des pages attrayantes et engageantes avec Refined

La suite de macros Refined vous permet de créer des pages Confluence visuellement attrayantes et engageantes. Facile à utiliser, cette application personnalise votre espace et vous garantit une navigation intuitive pour tous les utilisateurs.

Si vous souhaitez être formé•e sur la solution, envoyez-nous un message. Nos consultants certifiés Atlassian vous répondront dans le plus bref délai.