5 raisons d’utiliser la gestion des actifs dans Jira Service Management Premium

⚠️ Changement sur le logiciel Jira Service Managenement : Insight (fonctionnalité de gestion des actifs) est désormais renommé en Actifs – ou Assets pour les instances configurées en anglais.

Le service de support passe trop de temps à répondre aux tickets Jira, vous avez peur de faire des modifications sur votre système car vous n’avez aucune visibilité sur vos actifs ou vous perdez souvent des ressources car elles n’ont pas été référencées dans votre organisation… Avez-vous déjà fait face à ces problèmes ? C’est normal ! Il est parfois difficile d’organiser les actifs d’une entreprise. Alors pourquoi ne pas opter pour la CMDB (Configuration Management Database) disponible sur Jira Service Management Premium. On parle également de solution d’Asset Management.

Dans cet article, nous allons vous convaincre qu’utiliser la fonctionnalité de gestion des actifs (anciennement appelé Insight) vous apportera que des bénéfices ! Voici les 5 raisons :

Centralisez vos outils

Réduisez vos coûts

Améliorez la satisfaction de vos clients

Réduisez le temps de réponse du support

Diminuez les charges administratives

Grâce à la fonctionnalité Actifs (anciennement appelé Insight), vous pouvez utiliser un unique outil pour traiter vos tickets et accéder aux informations de vos actifs. Vous pouvez décider quels sont les éléments à documenter. De plus, en gérant vos ressources informatiques dans Jira Service Management, vous allez pouvoir ajouter des attributs à vos actifs. En quoi ça consiste ? Par exemple, vous renseignez des ordinateurs et souhaitez ajouter des informations à ceux-ci. Et bien, c’est possible. Chaque actif pourra être accompagné du propriétaire, de l’état ou encore de la puissance du processeur, à vous de choisir !

Vous pouvez également filtrer vos actifs directement depuis l’onglet Actifs (ou Assets pour la version anglaise), en basant votre recherche sur n’importe quel attribut de vos objets.

Enfin, la gestion des actifs n’est pas obligatoirement synonyme de gestion de parc informatique. Cette nouvelle fonctionnalité de Jira Service Management Premium permet d’y matérialiser tout type d’objet. Voici d’autres cas d’utilisations très répandus parmi nos clients :

• Gestion des informations sur les clients de l’entreprise (Nom du client, contact, entreprise, responsable commercial)

• Informations sur les logiciels (nombre de licences, date d’expiration, version)

• Équipements (Parc de voitures, Bâtiments, Salles, Matériel de chantier)

• Informations sur les employés (Nom, Contact, Manager, Matériel à disposition)

Une meilleure visibilité sur vos actifs permet de réduire vos charges associées, en prévoyant ou éliminant les coûts superflus. Cette visibilité peut vous permettre d’identifier les éléments de votre CMDB ou de vos ressources qui sont sous-utilisées (logiciels, locaux, voitures) et de faire ainsi des économies en conséquence.

L’outil offre également la possibilité de paramétrer des rappels via les règles d’automatisations Jira. Celles-ci peuvent être utiles pour être prévenu•e de l’expiration prochaine de certains de vos actifs (licence d’un logiciel, location…). Jira Service Management Premium (comprenant la fonctionnalité de gestion des actifs) vous permet ainsi d’anticiper des problèmes et d’éviter de posséder des actifs non fonctionnels dans votre entreprise.

Pour maîtriser toutes les fonctionnalités de gestion des actifs (gestion de portefeuille), inscrivez-vous à notre prochaine session de formation.

En gérant vos actifs depuis Jira Service Management, vous pouvez incorporer des éléments de votre CMDB à vos tickets Jira. L’outil permet aux utilisateurs de votre portail de sélectionner directement des actifs lors de la saisie d’un formulaire et de les associer à leur requête.

Sélection d’un objet depuis un portail Jira Service Management

En plus de faciliter le traitement des tickets par vos agents, cette fonctionnalité permet d’effectuer un reporting poussé sur l’utilisation des éléments de votre CMDB. Prenons l’exemple d’un portail client dédié aux incidents matériel. La fonctionnalité de gestion des actifs (anciennement appelé Insight) vous permet d’identifier le matériel causant le plus d’incidents et donc d’améliorer la qualité de votre service.

La fonctionnalité Actifs (ou Assets) permet également d’automatiser l’ajout d’informations pertinentes à la requête. Il est par exemple possible d’ajouter automatiquement les composants de l’ordinateur sélectionné au ticket Jira pour une analyse plus fine du problème.

En résumé, l’utilisation d’Actifs peut faciliter et accélérer la résolution de vos tickets, augmentant ainsi la qualité de votre service et par conséquent le niveau de satisfaction client.

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En complément de vos services qui peuvent être documentés dans Jira Service Management, vous pouvez stocker dans la CMDB l’ensemble de votre infrastructure informatique, que vous utilisiez un réseau local ou Cloud.

Grâce à cette cartographie des données, vous pouvez visualiser les dépendances entre les éléments de votre architecture et anticiper l’impact de la modification de l’un de ces éléments. Le module Actifs devient alors un outil d’aide à la décision, qui vous permet d’éviter des incidents futurs et d’identifier la cause de problèmes actuels. Vous pouvez ainsi réduire le temps moyen d’indisponibilité de vos actifs, au bénéfice de vos clients comme de vos équipes.

De plus, si vous utilisez un réseau local, Assets Discovery vous permet de détecter automatiquement l’ensemble des objets connectés au réseau. Cela vous évite d’avoir à importer vos données manuellement et automatise le processus de mise à jour des informations.

En automatisant des tâches clefs ou répétitives, l’utilisation de la fonctionnalité Actifs dans Jira Service Management Premium permet à vos utilisateurs et administrateurs Jira de gagner en temps et en efficacité.

Parmi les automatisations possibles, nous avons recensé les plus communes utilisées par nos clients :

• Assigner automatiquement un ticket au responsable d’un objet sélectionné dans le ticket

• Assigner une demande de nouveau matériel à la bonne personne

• Importer automatiquement des données dans la CMDB

• Détecter automatiquement du matériel via Assets Discovery (administration de la CMDB)

• Mettre à jour des actifs de la CMDB en fonction de l’état des tickets Jira : en cas de nouveau problème remonté depuis le portail, il est possible d’automatiquement modifier le statut du matériel concerné à “En Panne” et de le repasser à “Fonctionnel” une fois le ticket résolu.

En plus du gain de temps précieux que ces automatisations vous font gagner, elles améliorent la pérennité de votre gestion d’actifs et de vos processus.

De plus, quelles que soient les automatisations que vous souhaitez mettre en place, l’historique des modifications apportées aux actifs est sauvegardé dans l’onglet Actifs (ou Assets) depuis le menu “Activité”. Cette option vous permet de corriger les éventuelles erreurs et d’avoir un meilleur suivi de l’évolution de vos actifs.

Menu activité de l’onglet Actifs

Acquérir Jira Service Management sur le plan Premium peut vous paraître cher. Cependant, sur du long terme, le choix de ce plan ne sera que bénéfique. Vos salariés et vos clients vous remercieront ! Utiliser la gestion des actifs, c’est choisir de :

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