Les OKR avec Jira et Confluence : guide pour aligner stratégie et opérations

Avoir une vision claire de l’entreprise est essentiel, mais il est fréquent que cette vision reste superficielle. Le quotidien de l’activité, souvent appelé le “business as usual”, a tendance à déconnecter les opérations de la stratégie globale.

Lorsque les flux de travail ne sont pas régulièrement orientés vers les objectifs stratégiques, les équipes peuvent facilement perdre de vue ces objectifs. Même les dirigeants les plus bien intentionnés peuvent s’épuiser dans leurs efforts pour maintenir le cap.

C’est précisément là que les Objectifs et Résultats Clés (OKR) prennent tout leur sens. Dans cet article, nous explorerons de manière concrète comment créer et mettre en œuvre des OKR en utilisant les solutions Jira et Confluence.

Notre objectif est de vous offrir un guide pratique pour aligner stratégie et opérations au sein de votre entreprise, en maximisant l’efficacité et la clarté des objectifs.

Mise en œuvre des OKR avec les outils Atlassian

Il existe plusieurs façons d’introduire les OKR dans votre organisation. Dans cet article, nous vous présentons une approche légère qui convient à la plupart des organisations et que nous utilisons en interne chez Twybee. Nous vous guidons à travers 7 étapes concrètes pour mettre en place efficacement les OKR en utilisant les outils Atlassian, Jira Software et Confluence.

Définir les objectifs et les résultats clés

La première étape de la mise en œuvre consiste à définir avec précision les objectifs et les résultats clés pour votre organisation. Les objectifs doivent être clairs et inspirants, dépassant les simples aspirations habituelles. Voici quelques exemples :

• Devenir l’employeur préféré des professionnels de l’ingénierie à distance
• Devenir le leader du marché des soins de santé préventifs
• Construire un moteur de génération de leads très performant

Chaque objectif doit être accompagné de 3 à 5 résultats clés, qui servent de critères de mesure pour évaluer le succès de l’objectif. Contrairement aux objectifs, les résultats clés sont mesurables. Ils sont soit atteints, soit non atteints, sans ambiguïté. La définition de résultats clés mesurables joue un rôle essentiel dans la réussite de la mise en œuvre des OKR.

Exemples de résultats clefs concrets vs ambigus

Comprendre les exigences de reporting de la direction

L’une des principales finalités des OKR est de fournir aux dirigeants une visibilité sur les activités de l’entreprise et de leur permettre d’apporter les ajustements nécessaires. Le reporting ne doit pas être considéré comme une tâche secondaire, mais plutôt comme un élément central de la mise en œuvre des OKR.

Dans cette perspective, il est essentiel de comprendre les attentes de vos parties prenantes en matière de rapports. Quelles sont les questions auxquelles elles souhaitent obtenir des réponses ? Comprendre la différence entre la question “Quelles sont les activités en cours dans l’entreprise ?” et “Quelles sont les performances de chaque service ?” est essentiel. En anticipant ces attentes dès le début de la mise en œuvre, vous réduirez la charge de travail à la fin du projet. Disposer d’une clarté quant aux résultats attendus facilite grandement la mise en œuvre des OKR.

Définir la hiérarchie et la structure des tickets dans Jira

Par défaut, Jira Software propose une hiérarchie à trois niveaux pour les tickets : les épopées (epics), les tâches et les sous-tâches. Pour mettre en œuvre les OKR, il est nécessaire de préciser les niveaux supplémentaires requis. Nous vous montrerons ultérieurement comment les intégrer à Advanced Roadmaps.

Voici comment vous pouvez adapter la hiérarchie des tickets dans Jira pour prendre en compte les OKR :

• Objectifs – niveau supérieur (pour l’ensemble de l’année).
• Objectifs intermédiaires – niveau intermédiaire (pour le trimestre).
• Résultats clés – niveau intermédiaire (pour le trimestre).
• Épopées – niveau intermédiaire (1 à 2 mois).
• Tâches – niveau inférieur (1 à 2 semaines).
• Sous-tâches – niveau inférieur (moins d’une semaine).

Ces niveaux supplémentaires fourniront un cadre pour relier les activités courantes de votre équipe dans Jira Software aux OKRs de l’entreprise. Il est important de noter que la hiérarchie des tickets est flexible et peut être adaptée aux besoins spécifiques de votre équipe. Par exemple, chez Twybee, nous avons ajouté un niveau supplémentaire entre les résultats clés et les épopées : les initiatives (projets d’une durée de 2 à 6 mois).

En plus de définir la hiérarchie, il est également essentiel d’établir la logique de cette hiérarchie, c’est-à-dire les règles qui régissent les relations entre les différents niveaux de tickets. Cette logique peut varier d’une équipe à l’autre. Voici la logique que nous avons établie chez Twybee pour les OKR :

Quelques observations issues de notre modèle de hiérarchie des tickets

• Un ticket parent (plus haut niveau) peut avoir plusieurs tickets enfants (niveaux inférieurs), mais pas l’inverse. Par exemple, un résultat clé peut regrouper plusieurs initiatives, mais une initiative ne peut être liée qu’à un seul résultat clé. Cette règle est couramment appliquée dans toutes les implémentations des OKR.
• Une tâche Jira peut être directement liée à un résultat clé si elle ne fait pas partie d’une épopée ou d’une initiative. Nous avons personnalisé cette option afin d’éviter de créer des épopées uniquement pour s’aligner sur le cadre des OKR.
• Enfin, toutes les tâches Jira de notre instance ne font pas partie du cadre des OKR, et c’est parfaitement acceptable. Il n’est pas nécessaire d’appliquer le cadre des OKR à chaque tâche existante. Cependant, si la majorité de vos tâches Jira ne sont pas liées aux OKR, cela peut indiquer la nécessité de revoir les priorités.

Mise en place d’une hiérarchie personnalisée des tickets grâce à Advanced Roadmaps

L’outil Advanced Roadmaps est une fonctionnalité de planification dans Jira Sofware Cloud. Il offre la possibilité d’ajouter des niveaux hiérarchiques supplémentaires au-delà de l’épopée. Voici comment l’utiliser pour intégrer les OKR.

Ajouter une hiérarchie personnalisée avec Advanced Roadmaps

1. Sélectionnez Produits

3. Cliquez sur + Créer un niveau puis donnez un nom à votre nouveau niveau Advanced Roadmaps. Utilisez le menu déroulant de la colonne Types de tickets Jira pour associer un type de ticket à ce niveau.

4. Pour réorganiser la structure hiérarchique, faites glisser les niveaux dans l’ordre souhaité. L’ordre de cette liste détermine l’apparence des niveaux hiérarchiques dans les feuilles de route avancées et n’affecte pas la structure des types de tickets Jira configurés précédemment.

5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

ℹ️ Vous devez disposer des droits d’administrateur du logiciel Jira Software pour créer des hiérarchies de tickets.

Mettre en place un tableau de bord exécutif

La communication et la visibilité des objectifs et des progrès réalisés par rapport à ces objectifs sont essentielles pour garantir l’efficacité des OKR au sein de toute l’organisation. Heureusement, Jira met l’accent sur la visibilité et propose des fonctionnalités telles que des tableaux de bord personnalisés puissants que chacun peut créer, personnaliser et partager avec les parties prenantes.

Vous pouvez améliorer les capacités de reporting et les tableaux de bord de Jira en utilisant des applications telles que Custom Charts for Jira et Structure, qui vous permettent d’organiser et de présenter le travail de manière claire et significative. Ces outils facilitent la création de tableaux de bord au niveau de la direction et permettent de partager les progrès de chaque département par rapport aux OKR, sans nécessiter de réunions ou de présentations formelles.

Exemple de tableau de bord personnalisé pour l’équipe des ressources humaines

Grâce à la capacité de Structure à regrouper les tickets provenant de plusieurs projets dans une vue unique, à les organiser, à les trier et à les filtrer selon les besoins, ainsi qu’à remonter les informations des sous-tâches jusqu’au niveau le plus élevé de l’organisation, les chefs de projet peuvent rendre compte de l’état des projets en temps réel, partager les progrès avec le reste de l’organisation et planifier, voire ajuster les plans en conséquence.

Custom Charts offre un équilibre parfait entre la simplicité des tableaux de bord natifs et la puissance d’une plateforme externe de business intelligence et d’analyse. Il vous permet de créer des visualisations personnalisées pour rendre compte des données liées aux OKR de manière claire et accessible.

Créer de la documentation dans Confluence

Pour maximiser les avantages des OKR, il est essentiel de disposer d’une documentation accessible à l’échelle de l’entreprise.

Confluence est un outil remarquable pour rassembler et partager toutes les ressources liées aux OKR au sein de votre équipe. Cela favorise l’adoption des OKR et réduit les échanges redondants entre les différents départements.

Étant intégré à la suite Atlassian, Confluence vous permet également de lier directement les tickets Jira à la documentation. Vous pouvez ainsi disposer d’une source unique et fiable pour la logique, les meilleures pratiques et les projets concrets associés à la mise en œuvre de vos OKRs.

L’importance du retour d’information et de l’itération dans la mise en œuvre des OKRs

La mise en œuvre des OKR n’est pas un processus figé et immuable. Au contraire, il nécessite un ajustement continu basé sur les retours d’information de votre équipe afin de l’affiner et de l’améliorer au fil du temps. Adopter une approche agile du leadership vous permettra d’être plus réactif face aux changements itératifs.

Par exemple, lors de la mise en œuvre de nos OKR, nous avons reçu une suggestion précieuse : la possibilité de visualiser l’ensemble de la hiérarchie des OKR en un seul endroit, depuis les objectifs jusqu’aux tâches Jira. Pour répondre à ce besoin, nos experts Atlassian ont utilisé Structure (Application de la Marketplace Atlassian) pour regrouper tous les OKR au même endroit. Les utilisateurs peuvent ainsi explorer chaque objectif et comprendre comment leur travail contribue aux objectifs stratégiques de l’entreprise.

L’importance du retour d’information dans la mise en œuvre des OKR est cruciale. Il est préférable de commencer modestement en mettant en place les OKR avec une seule équipe, puis d’écouter attentivement leurs commentaires. Ces retours vous permettront d’apporter des améliorations progressives et de réussir le déploiement de l’initiative dans toute l’organisation.

Chaque mise en œuvre des OKR est unique et comporte souvent des défis imprévus nécessitant des ajustements constants. Cependant, une fois que tous les membres de l’organisation sont engagés, les avantages surpassent largement les difficultés rencontrées. La mise en place des OKR avec l’aide des logiciels Atlassian favorise un alignement plus profond à tous les niveaux de l’entreprise et réduit le temps gaspillé lors des réunions d’information. De plus, elle offre aux dirigeants une visibilité inégalée sur l’ensemble des activités de l’entreprise.

Vous souhaitez introduire les OKR dans votre organisation ? Contactez Modus Create. Nos experts Atlassian ont aidé des entreprises de tous les secteurs à transformer leurs flux de travail en utilisant Jira et Confluence.