Dernière mise à jour : 17 juin 2024
Vos équipes sont riches de connaissances qu’elles documentent dans différents outils : elles écrivent les procédures dans un fichier Word sur Google Drive, sauvegardent les présentations Powerpoint dans Sharepoint et exportent le reporting Jira dans un classeur Excel. Avez-vous déjà estimé le temps passé à chercher une information parmi toutes ces solutions ? Le nombre d’e-mails envoyés pour demander où se trouve un fichier ?
Être conscient de ces difficultés est déjà un grand pas en avant ! Vous recherchez un outil capable de remédier à ces problèmes ? Dans cet article, nous vous présentons le guide complet Confluence, le wiki de la suite Atlassian. Pour naviguer plus facilement dans l’article, voici les points que nous allons aborder :
Les fonctionnalités de Confluence
Qu’est-ce que Confluence ?
Confluence, créé en 2004, est l’outil de collaboration ou ECM (Enterprise Content Management) développé par l’éditeur Australien, Atlassian. Il est utilisé pour aider les équipes à collaborer et partager leurs connaissances efficacement grâce à des espaces, pages et blogs. Certaines entreprises l’utilisent tel un intranet. Que vous soyez une équipe marketing, de support ou de développement, Confluence s’adapte à tous les collaborateurs d’une entreprise.
Les utilisateurs peuvent, au sein d’une seule et unique interface :
✍️
Écrire
Lire
Modifier
Commenter
Ils peuvent également insérer différents types de contenus (photos, tableaux, diagrammes…) grâce à l’éditeur de texte enrichi et à la variété de formats de pièces jointes supportés.
L’outil peut-être utilisé par un large public. Cependant Confluence reste très sécurisé et pas à la vue de tous. C’est à vous de choisir ! L’outil dispose d’autorisation et de restriction, au niveau de chaque espace ou page, pour ainsi montrer ce que vous souhaitez à vos clients ou à vos collaborateurs : l’accès au contenu est maîtrisé.
Confluence est disponible sur les systèmes d’exploitation suivants : Microsoft Windows, Linux et MacOs.
Les fonctionnalités de Confluence
Les tableaux de bord
Le tableau de bord est la page d’accueil de Confluence. Vous y retrouvez les dernières mises à jour de contenus, les informations mises en avant par l’administrateur, ou encore les raccourcis vers vos favoris. Confluence est un logiciel wiki Atlassian qui se concentre sur la documentation et l’échange de connaissances au sein d’une entreprise.
Tableau de bord Confluence Cloud
Les espaces de travail
Les espaces sont des conteneurs de pages. Ce sont en quelque sorte des dossiers qui vous permettent de classer votre documentation par équipe, par département ou par projet, selon ce que vous préférez.
Les utilisateurs disposent également d’espaces personnels, où ils peuvent rédiger leur propre documentation, voir les tâches qui leur sont attribuées et les pages qu’ils ont placées en favoris.
Espace de travail personnel – Confluence Cloud
Les pages
Les pages sont l’essence de Confluence : vous créez une page dans un espace pour documenter vos connaissances. Ainsi, votre équipe peut avoir accès à ce continu. Il est facile d’organiser et d’unifier le contenu grâce aux modèles de page. Vous définissez en amont la structure correspondant à vos besoins, ce qui permet aux utilisateurs de démarrer efficacement.
Page Confluence avec macros
Les tableaux blancs
Confluence propose différents types de pages, dont les tableaux blancs (ou whiteboards, pour les instances en anglais). Des pages très appréciés de notre équipe marketing.
Si vous utilisez Miro pour vos séances de brainstorming, vous pouvez désormais les faire directement dans Confluence grâce aux pages tableaux blancs. Ces pages sont conçues pour faciliter la collaboration visuelle au sein des équipes. Elles permettent de brainstormer, planifier et passer à l’action efficacement grâce à post-its, formes et émoji. Le tout en collaborant en temps réel.
De plus, Confluence propose des modèles prêt à l’emploi pour passer plus vite à l’action ! Brainstorming, planification et stratégie, team building : Vous n’avez plus d’excuse pour vous lancer sur les pages tableaux blancs !
Le plus ? L’intégration avec Jira. Vos idées peuvent être facilement converties en tickets.
Le blog
Si vous souhaitez utiliser votre logiciel comme un outil de communication interne type intranet, vous pouvez créer une section blog. Cela va permettre aux membres de l’entreprise d’être mis au courant des informations et des évènements organisés.
Les macros
Les macros sont des éléments de customisation à ajouter à vos pages Confluence. Elles vont permettre d’organiser votre contenu, d’aider vos collaborateurs à mieux comprendre l’information et faciliter la création de pages. Vous pouvez, par exemple, afficher vos tickets Jira sur une page grâce à la macro “Jira”.
Nous vous avons sélectionné nos macros Confluence préférées.
Macros pour organiser visuellement les pages
Les intégrations
Confluence s’intègre facilement à d’autres outils notamment ceux de la suite Atlassian : Jira Software, Jira Work Management ou Jira Service Management. De plus, vous pouvez intégrer différentes apps, présentes sur la marketplace d’Atlassian.
Jetez un coup d’œil à l’intégration Jira et Confluence dans l’article Créer un ticket Jira depuis Confluence.
“Plus de 60 000 clients utilisent Confluence pour repenser leurs méthodes de travail.”
Les automatisations
Fonctionnalité disponible sur le plan Premium et Enterprise. Les automatisations dans Confluence sont des fonctionnalités puissantes qui simplifient et accélèrent votre travail. Elles permettent d’automatiser des tâches répétitives et d’améliorer l’efficacité de votre flux de travail. Voici quelques exemples concrets d’automatisations que vous pouvez utiliser :
- Ajouter des étiquettes spécifiques lorsqu’une page est publiée par un auteur donné
- Avertir des personnes lorsqu’une page est obsolète
- Avertir des personnes lorsque l’état d’un page change
Les automatisations dans Confluence offrent de nombreuses possibilités pour rationaliser vos processus de travail et gagner du temps. En utilisant cette fonctionnalité, vous pourrez vous concentrer davantage sur la création de contenu de qualité et la collaboration productive au sein de votre équipe.
L’intelligence artificielle intégrée à Confluence
Confluence intègre des fonctionnalités d’intelligence artificielle pour améliorer la productivité et la transparence de l’information au sein de votre entreprise. Ces fonctionnalités sont uniquement disponibles sur les plans Premium et Enterprise.
Voici les principales fonctionnalités d’intelligence artificielle offertes par Atlassian Intelligence dans Confluence :
- Résumés de pages : Générez rapidement des résumés pour les pages, blogs et commentaires, permettant une compréhension plus efficace des contenus.
- Recherche en langage naturel : Posez vos questions dans la barre de recherche Confluence en utilisant un langage naturel. Atlassian Intelligence vous fournira des réponses pertinentes.
- Clarification des termes : Obtenez des définitions claires pour les termes spécifiques à l’entreprise, acronymes, noms de projets, facilitant la compréhension.
- Génération et amélioration de contenu : Créez de nouveaux contenus, modifiez le ton rédactionnel et simplifiez les informations techniques pour une meilleure accessibilité entre les équipes.
- Regroupement d’idées dans les pages “tableau blanc” : Après une session de brainstorming sur une page tableau blanc, demandez à Atlassian Intelligence de regrouper automatiquement vos idées par thèmes similaires, facilitant ainsi l’organisation et la visualisation de vos réflexions.
→ Pour découvrir l’ensemble de ces fonctionnalités avancées, consultez la documentation Atlassian dédiée.
Pourquoi utiliser Confluence ?
Centraliser les connaissances
Confluence permet de rassembler l’ensemble des informations et connaissances d’une entreprise dans le même outil. Qu’il s’agisse du livret d’accueil des nouveaux employés, du compte rendu de votre comité de pilotage ou encore des exigences produits : toutes les informations utiles à vos équipes sont stockées au sein de Confluence. On peut le qualifier comme un wiki d’entreprise (What I Know Is).
Proposer un outil simple aux utilisateurs
Confluence est une solution simple et accessible. Lorsque vous créez une page, vous accédez à un éditeur WYSIWYG (What You See Is What You Get) auquel tous les publics sont habitués : pas besoin d’être un développeur pour maîtriser Confluence !
Mode édition sur Confluence Cloud
Une fois votre page créée, vous la consultez aussi bien depuis votre ordinateur que depuis votre tablette. Un simple navigateur Internet suffit pour accéder à Confluence, et si vous avez un smartphone vous pouvez même installer l’application dédiée Android ou iOS. Vous trouvez enfin facilement l’information que vous cherchiez, en toute situation !
Créer une documentation collaborative
La clé d’une documentation réussie est de maintenir le contenu à jour et facilement accessible. Confluence permet de collaborer simplement sur une page : les utilisateurs peuvent commenter, aimer et partager une page en quelques clics.
La fonctionnalité la plus plébiscitée de Confluence est l’édition collaborative, disponible depuis la version 6. Ce mode d’édition vous permet d’éditer une page avec vos collègues, d’une façon similaire à Google Docs : chaque utilisateur est représenté par son avatar en haut à droite de la page, et chacun voit son curseur coloré pour distinguer les auteurs des différents changements.
Documentation de référence pour les clients
Comme nous vous l’avons évoqué précédemment, Confluence peut être visible par des personnes même externes à l’entreprise, tout dépend des autorisations mises en place lors de la création des espaces ou des pages (vous pouvez également ouvrir ou fermer des accès quand vous le souhaitez).
Confluence peut être réellement une référence pour vos clients, par exemple en tant que « espace questions/réponses » où vos clients trouveront toutes une documentation pour trouver la solution. Lorsque celui-ci s’ouvre à l’externe, certaines entreprises font le choix d’utiliser des plugins pour customiser l’outil et ainsi le mettre à leurs couleurs (logo, image…).
Encore plus de raisons
Confluence est le wiki de référence pour les entreprises. Découvrez dans cette vidéo, les 10 bonnes raisons d’utiliser Confluence dans votre organisation.
Utilisation de Confluence : les exemples
Confluence centralise les connaissances au sein d’une base de données unique et accessible aux membres d’une même organisation. Ce logiciel permet aux collaborateurs de partager l’information de manière intuitive. Concrètement les entreprises utilisent Confluence pour :
Planification de projet
Une page peut être utilisée pour planifier un projet : objectif, personne assignée à cette tâche, date de rendu.
Exigence produits
Vous pouvez suivre l’avancement du produit dans Confluence, en utilisant un tableau récapitulant les users stories, les demandes…
Notes de réunion
En utilisant l’outil comme notes de réunion, les personnes ayant accès à cette page auront toutes les informations qu’ils doivent savoir. Aucune information n’est perdue, et la communication se fait.
Plan Marketing
Vous pouvez créer des tableaux pour représenter les chiffres relevés ou mettre en évidence vos actions stratégiques. La page sera facilement modifiable par les personnes de l’équipe afin d’être à jour continuellement.
Billet de blog
Vous souhaitez communiquer avec vos salariés à travers des articles de blog ? Confluence est fait pour vous ! Vos équipes aiment savoir ce qu’il se passe dans leur entreprise.
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Et encore bien d’autres utilisations
Confluence vous propose des templates prêts à l’emploi pour vous faciliter la création de page.
Comment utiliser Confluence ?
Nous vous proposons une formation Confluence certifiée Qualiopi ou, sur notre blog, des articles pour vous accompagner sur la solution Confluence. Vous avez des questions sur cette solution ? Contactez nos consultants certifiés Atlassian : conseils, formations, démo.
