Jira Work Management révolutionne le travail des équipes RH. Cet outil, édité par Atlassian, vous offre une organisation hors pair et un espace ouvert à tous les membres de votre équipe. Ce logiciel peut devenir votre SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines). Jira Work Management va permettre aux équipes RH de gérer la paie, le recrutement, les entretiens, la gestion des temps, les congés et encore bien plus.
La montée en puissance du travail à distance a renforcé le besoin de transparence en entreprise : vos collègues souhaitent trouver vite ce qu’ils recherchent et comprendre ce qu’il se passe dans l’organisation.
Aujourd’hui, nous allons aborder les différents problèmes auxquels les Ressources Humaines doivent faire face et comment la digitalisation du processus RH peut améliorer l’expérience candidat et recruteur : Comment réduire le turn-over ? Comment améliorer le processus de recrutement des candidats ? Comment faciliter l’onboarding des nouvelles recrues ? Comment mieux communiquer en interne ?
Quelques chiffres illustrant ces interrogations :
♀️
4% des nouveaux collaborateurs quittent leur société dès le premier jour
⏰
22% du turn-over survient dans les 45 premiers jours
Du recrutement à l’onboarding : comment digitaliser l’expérience candidat ?
Manon Soubies-Camy, consultante Atlassian chez Modus Create vous explique comment digitaliser vos process lors de notre webinar “Du recrutement à l’onboarding : comment digitaliser l’expérience candidat ?” que vous pouvez retrouver sur notre chaîne Youtube. Si vous n’avez pas l’occasion de regarder cette vidéo, vous pouvez parcourir notre article ci-dessous.
Les équipes RH gagnent du temps en utilisant Jira
Commençons par se mettre à la place des candidats, des RH et des managers pour comprendre pourquoi c’est important pour eux de moderniser les process de recrutement. Les processus RH sont très vastes et il ne faut pas tomber dans l’excès et absolument tout automatiser, sinon on risque de perdre le lien humain. On vous propose donc d’automatiser uniquement les tâches à peu de valeur ajoutée.
Automatiser les processus RH
Typiquement, repasser tous les jours sur sa pile de CV pour voir avec qui prévoir un entretien ou envoyer des rappels à l’équipe informatique pour vérifier s’ils ont bien préparé l’ordinateur, commandé un téléphone… Ça nous prend beaucoup de temps au quotidien. Ce n’est pas là que se trouve la valeur ajoutée d’une personne travaillant aux services des Ressources Humaines.
L’automatisation va aussi permettre de centraliser les informations. Si vous utilisez plusieurs plateformes de recrutement, les CV doivent sûrement être éparpillés un peu partout entre LinkedIn Jobs d’un côté, l’APEC, Indeed et toute autre plateforme que vous utilisez. En informatisant le suivi, on va aussi centraliser les informations à un seul et même endroit.
Moderniser le suivi des candidatures
Moderniser le suivi des candidats signifie le digitaliser. Par exemple, savoir à quel stade est un candidat : pré-sélection, planification d’entretien ou encore onboarding. S’organiser de cette manière va faciliter le travail des équipes RH et améliorer l’expérience candidat. On a tous déjà postulé à des offres sans jamais recevoir de réponses, c’est donc super important côté candidat d’être tenu au courant, que ce soit positif ou négatif. Digitaliser l’expérience va donc permettre de :
Mieux communiquer auprès de vos collègues
Mieux communiquer auprès des candidats
La digitalisation va permettre également d’augmenter la productivité et la communication entre les équipes, de diminuer les erreurs de saisie et les oublis et d’optimiser les procédures.
Avec Jira Work Management, vous allez pouvoir recruter facilement vos nouvelles recrues, vous organisez dans les rendez-vous et préparer correctement l’arrivée de vos nouveaux collaborateurs (Par exemple, pour qu’ils ne perdent pas de temps à chercher où se situe le service informatique pour aller récupérer leur ordinateur).
Les équipes RH gagnent du temps en utilisant Jira
Commençons par se mettre à la place des candidats, des RH et des managers pour comprendre pourquoi c’est important pour eux de moderniser les process de recrutement. Les processus RH sont très vastes et il ne faut pas tomber dans l’excès et absolument tout automatiser, sinon on risque de perdre le lien humain. On vous propose donc d’automatiser uniquement les tâches à peu de valeur ajoutée.
Automatiser les processus RH
Typiquement, repasser tous les jours sur sa pile de CV pour voir avec qui prévoir un entretien ou envoyer des rappels à l’équipe informatique pour vérifier s’ils ont bien préparé l’ordinateur, commandé un téléphone… Ça nous prend beaucoup de temps au quotidien. Ce n’est pas là que se trouve la valeur ajoutée d’une personne travaillant aux services des Ressources Humaines.
L’automatisation va aussi permettre de centraliser les informations. Si vous utilisez plusieurs plateformes de recrutement, les CV doivent sûrement être éparpillés un peu partout entre LinkedIn Jobs d’un côté, l’APEC, Indeed et toute autre plateforme que vous utilisez. En informatisant le suivi, on va aussi centraliser les informations à un seul et même endroit.
Moderniser le suivi des candidatures
Moderniser le suivi des candidats signifie le digitaliser. Par exemple, savoir à quel stade est un candidat : pré-sélection, planification d’entretien ou encore onboarding. S’organiser de cette manière va faciliter le travail des équipes RH et améliorer l’expérience candidat. On a tous déjà postulé à des offres sans jamais recevoir de réponses, c’est donc super important côté candidat d’être tenu au courant, que ce soit positif ou négatif. Digitaliser l’expérience va donc permettre de :
Mieux communiquer auprès de vos collègues
Mieux communiquer auprès des candidats
La digitalisation va permettre également d’augmenter la productivité et la communication entre les équipes, de diminuer les erreurs de saisie et les oublis et d’optimiser les procédures.
Avec Jira Work Management, vous allez pouvoir recruter facilement vos nouvelles recrues, vous organisez dans les rendez-vous et préparer correctement l’arrivée de vos nouveaux collaborateurs (Par exemple, pour qu’ils ne perdent pas de temps à chercher où se situe le service informatique pour aller récupérer leur ordinateur).
Suivi des candidatures avec Jira Work Management
Fini les candidatures par e-mail, direction Jira. Cela va permettre de vous organiser à travers différentes étapes : candidatures à traiter, en cours d’étude, en planification d’entretien, en débrief, en attente de proposition. Chaque candidature est glissée de gauche à droite pour assurer le suivi des tâches.
Créer les candidatures dans Jira
Il y a différentes façons possibles pour créer des tickets (représentant les candidatures) : soit en manuel, soit en automatisant en connectant directement la création des cartes à notre plateforme de recrutement habituelle ou notre boîte mail.
Création des tickets en automatique
Les tickets entrant dans la colonne Candidature peuvent être créés automatiquement. Par exemple, un e-mail que vous avez reçu pour une candidature peut créer directement un ticket avec toutes les informations tels que l’objet, le message envoyé, ainsi que le CV en pièce jointe. Vous pouvez par la suite modifier ou optimiser les informations afin de mieux comprendre ces données.
Création des tickets en manuel
En cliquant sur le bouton Créer, vous pouvez ajouter un ticket représentant une candidature avec les informations relatives à celle-ci : e-mail, CV, poste, etc.
Gérer les candidatures
Collaborer avec l’équipe
Vérifiez avec vos collègues si le profil est intéressant en les identifiant directement en commentaires. Vous pourrez suivre les discussions à propos de ce candidat dans le ticket. Vous ne perdrez ainsi aucun élément et le suivi des candidatures est garanti avec succès.
ℹ️ Ne pas oublier d’intégrer le manager au processus de recrutement pour qu’il puisse être au courant des actions prises. “Les DRH passent 23% de leur temps à conseiller managers et salariés au quotidien” – baromètre Cegos
Proposer des entretiens
Grâce à Jira Work Management, vous allez pouvoir automatiser les e-mails envoyés aux candidats. Lorsque vous proposez un entretien, un mail leur est directement envoyé. Vous pouvez voir dans cette vue, les messages envoyés à vos collègues (en blanc) et les messages envoyés en externe (en bleu).
Les différentes vues pour gérer vos candidats
Vous avez 2 vues possibles : si vous êtes plutôt du type Google Sheets ou Excel, vous préférerez travailler dans la vue Liste, sinon vous pouvez aussi aller dans la vue Tableau avec les différentes colonnes et les tickets à glisser.
L’onboarding : une étape cruciale
Un onboarding maîtrisé par les équipes
Pour valider les candidatures, il suffit de passer la carte dans la colonne Recrutement. En faisant cette action, une carte va être créée automatiquement dans un nouveau Projet, appelé Onboarding. Dans ce nouveau tableau, on retrouve différentes étapes pour maîtriser l’onboarding des nouvelles recrues : Offre signée, Recueil des documents, Préparation du matériel (ordinateur portable, téléphone, voiture de fonction), Préparation du Trello, Terminé.
Plan d’onboarding avec Trello
Vous pouvez créer un programme d’onboarding à 30, 60 et 90 jours sur l’outil Trello. Ce plan, c’est tout simplement un plan d’action pour dire qu’il faut, par exemple, que le candidat soit présenté au reste de l’équipe, comprendre comment fonctionne la réservation des salles de réunion ou comment configurer l’imprimante etc. Trello est sur le même principe que Jira Work Management avec des cartes qu’on va passer d’une colonne à l’autre pour dire qu’on a terminé nos actions.
Chaque nouveau collaborateur aura son propre tableau Trello. Il aura toutes les informations dont il a besoin et connaîtra les actions à entreprendre dès son arrivée. Résultat : il ne se sentira pas perdu et cela réduira ainsi son taux de frustration = moins de turn-over.
Utilisez vous aussi ce Plan Onboarding 30, 60, 90 jours. Dites-nous ce que vous en pensez !
Digitalisation du processus RH : une stratégie gagnante
En résumé, grâce à Jira et à Trello, le candidat a plus de visibilité. Lors de sa candidature, il a des mails réguliers automatiques à chaque franchissement d’étapes et surtout le candidat a de la visibilité sur son arrivée au sein de l’entreprise. Grâce au Trello avec le plan à 90 jours, il sait ce qu’on attend de lui pendant la première semaine, le premier mois etc. On se rend compte que ça aide beaucoup à l’intégration puisque les nouveaux collaborateurs se sentent autonomes et responsabilisés, ils ne se sentent pas lâchés dans la nature, ils peuvent toujours se référer à ce tableau pour savoir ce qui va arriver.
Côté RH, c’est vraiment la simplicité qu’on va gagner grâce à ces outils puisqu’on va centraliser toutes les informations. On va pouvoir suivre l’ensemble des candidatures à un seul endroit, on ne va pas avoir besoin d’aller à la fois dans LinkedIn Jobs, puis sur Indeed, puis sur l’APEC par exemple pour consulter toutes les candidatures qu’on a reçues.
Ça va aussi favoriser la collaboration avec tous nos collègues, comme les managers par exemple, qui eux ont gagné en autonomie puisqu’ils peuvent accéder quand ils veulent à Jira pour regarder où en sont les candidatures, est-ce qu’il y a de nouvelles candidatures qu’eux doivent traiter, par exemple des entretiens qu’ils doivent préparer ou un compte rendu d’entretien qu’ils doivent rajouter. Tout le monde est gagnant avec ces outils. Ça permet de simplifier tout le process RH, du suivi du recrutement à l’onboarding.
Voir tous les modèles Jira Work Management disponibles pour les équipes RH
Voir tous les modèles Confluence – pour créer une base de données en interne – disponibles pour les équipes RH
FAQ : Jira – Ressources Humaines
Est-ce-que Jira fonctionne avec Pôle emploi ?
Oui. En fait, Jira est totalement indépendant des plateformes de recrutement. Vous pouvez intégrer n’importe quelle solution : si vous recevez les candidatures par e-mail peu importe la plateforme de recrutement que vous utilisez, vous pouvez les centraliser dans Jira. En réunissant toutes les infos dans Jira, ça vous permet de faire des stats pour savoir si vous avez 50% des candidatures qui viennent d’Indeed et 0% de Pôle Emploi par exemple. Ça peut vous aider à savoir quel budget investir dans quelle plateforme de recrutement, pour savoir laquelle est la plus intéressante pour vous.
Au niveau des CV refusés, qu’est-ce qu’on en fait ?
Selon la politique interne, on peut soit les archiver soit les supprimer. Par exemple, chez Modus Create on les supprime automatiquement tous les six mois mais vous pouvez aussi mettre en place un mécanisme d’archives. Si vous savez par exemple que vous allez avoir un poste similaire qui va s’ouvrir dans les prochaines semaines, vous pouvez stocker les candidatures intéressantes pour les mettre de côté et les recontacter par la suite. Vous pouvez aussi laisser le choix aux candidats en lui envoyant mail pour lui demander s’il veut rester dans votre base de CV ou non. Selon le bouton sur lequel il clique, vous saurez si vous supprimez son CV ou si vous le gardez de côté.
Pourquoi utiliser 2 outils (Jira et Trello) pour ce processus ?
En soit, vous pouvez tout à fait choisir un seul outil et tout faire dans Trello par exemple, c’est déjà un bon début. L’avantage de Jira c’est qu’il est souvent déjà utilisé par les départements informatiques donc vous allez pouvoir utiliser le même outil qu’eux et leur affecter les tâches de préparation d’ordinateurs et d’ouverture d’accès à un logiciel par exemple. En fait, ça vous permet d’ajouter la brique RH à un logiciel déjà utilisé dans votre entreprise et de vous intégrer directement avec vos collègues.
Autre avantage de Jira dont on n’a pas trop parlé : vous pouvez faire du reporting avancés et générer des stats sur le nombre d’entretiens faits dans le mois, le nombre de candidatures traitées, le nombre de recrutements dans l’année etc. Toutes statistiques qui vous intéressent. Ce sont les avantages de Jira.
Mais en soit, vous pouvez aussi tout faire dans Trello, c’est un outil gratuit, qui est très simple à prendre en main et qui est ergonomique donc c’est vraiment un bon choix aussi pour commencer.
Où sont les comptes-rendus d’entretiens ?
Pour les comptes-rendus d’entretien, vous pouvez les mettre directement dans la carte que vous utilisiez Jira ou Trello d’ailleurs. Dans tous les cas, vous pouvez ajouter des commentaires ou mettre vos comptes-rendus. L’avantage, c’est que n’importe quel utilisateur peut mettre ses commentaires, donc aussi bien côté RH que le manager en charge du recrutement ou n’importe quelle autre personne impliquée dans le recrutement.
Vous pouvez utiliser Confluence, c’est le wiki édité par Atlassian, qui s’intègre avec Jira et Trello. Il vous permet de créer des pages de comptes-rendus d’entretiens. Ce qui est pratique avec Confluence, c’est que vous pouvez éditer une même page à plusieurs. C’est comme dans Google Docs. Vous pouvez collaborer ensemble entre RH et managers sur une même page pour centraliser vos notes.
Infographie : Intégration de vos nouveaux collaborateurs
Modus Create vous a créé une infographie retraçant les éléments importants à connaître pour un onboarding réussi :
Quels sont les avantages d’un onboarding réussi ?
Amélioration de l’image de l’entreprise
Environnement de confiance pour des relations durables
Meilleure intégration de vos collaborateurs
Diminution du taux de turnover
Montée en compétences plus rapide
Engagement plus fort de vos employés
Les 5 étapes pour améliorer l’onboarding
ÉTAPE 1 : Récoltez les impressions de vos employés. Peu importe la méthode utilisée, faites en sorte qu’ils soient le plus sincère possible avec vous afin d’obtenir leurs attentes.
ÉTAPE 2 : Déterminez les éléments d’intégration. À l’aide des commentaires recueillis et de votre propre réflexion, listez tout ce dont un nouveau collaborateur a besoin.
ÉTAPE 3 : Planifiez le déroulement de toutes les tâches à réaliser avant l’arrivée du nouveau collaborateur. Trouvez un équilibre entre tâches administratives et sociales.
ÉTAPE 4 : Créez une check-list (qui peut être différente selon le poste occupé par le nouveau collaborateur) afin de vérifier que chaque tâche du processus est validée.
ÉTAPE 5 : Formez tous les acteurs de votre onboarding afin qu’ils puissent comprendre leurs rôles dans ce nouveau processus d’intégration. Profitez-en pour recueillir leurs avis.
Vous souhaitez intégrer Jira Work Management dans votre organisation pour faciliter les process RH ? Modus Create vous accompagne de A à Z : conseils, mise en place, formations et support. Nos consultants ont formé plus de 600 personnes. Alors, on se lance ?
