Si vous cherchez à maximiser votre productivité avec un outil de gestion de projet, voici comment utiliser Trello pour les débutants. Cet outil gratuit de gestion des tâches vous aide à gérer efficacement vos projets et à mieux collaborer avec vos équipes.
Simple à utiliser, il fournit un système direct d’organisation et de suivi des projets.
Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur Trello dans ce guide :
Comment créer un projet sur Trello ?
Qu’est-ce que Trello ?
Trello est une application de gestion du travail collaborative conçue pour suivre les projets d’utilisateurs et d’entreprises, mettre en évidence les tâches en cours, montrer à qui elles sont assignées et détailler la progression vers l’achèvement.
Acheté par Atlassian en 2017, cet outil s’appuie sur les principes des tableaux de projets Kanban et propose une visualisation globale de workflows. Il explore chaque étape de manière détaillée et sa configuration ultra-souple lui permet de s’adapter aux méthodes de travail de vos équipes.
Trello vous permet de :
Gagner en productivité sur vos différents projets
Visualiser les objectifs, les deadlines, les responsables, la liste de tâches et les mises à jour des statuts de votre projet aide votre chef de projet à responsabiliser son équipe et à augmenter leur productivité.
Offrir une communication transparente à vos collaborateurs
Cette solution de gestion de projet permet à chaque membre de votre équipe de communiquer avec la bonne personne, du bon projet et au bon moment.
Qui utilise Trello ?
Du particulier aux grandes entreprises, Trello compte aujourd’hui plus de 100 millions d’utilisateurs dans le monde. C’est une solution clé en main, largement utilisée par les équipes informatiques, de développement et les équipes métiers pour la gestion de projet.
Que vous ayez besoin d’organiser une équipe entière ou simplement de stimuler votre propre productivité, ce logiciel peut vous aider à :
Organiser vos projets
Visualiser vos actions
Atteindre vos objectifs
Suivre vos performances
Les équipes Agile en remote l’utilisent également pour stocker leurs tableaux Scrum.
Les fonctionnalités de Trello
Trello est l’outil de gestion visuelle du travail qui permet aux équipes d’imaginer, de planifier, de gérer et de célébrer leur travail ensemble, de manière collaborative, productive et organisée.
Il vous aide à simplifier et à normaliser le processus de travail de votre équipe de manière intuitive.
Voici un aperçu rapide des fonctionnalités de base à connaître lorsque vous commencez votre premier projet sur Trello.
Les tableaux
Un tableau dans Trello représente un espace où l’on rassemble toutes les informations d’un projet. Que vous lanciez une nouvelle application, suiviez vos performances ou planifiez votre prochain team building, les tableaux sont l’endroit idéal pour organiser des tâches, décrire les éléments du projet et collaborer avec vos collègues.
Les listes
Une liste dans Trello représente une colonne qui vous permet de classer les cartes, selon les différentes catégories du tableau. Les listes peuvent être utilisées pour créer un workflow dans lequel les cartes seront déplacées en fonction de leur état de progression.
Il n’y a aucune limite concernant la création de listes, vous pouvez les organiser et les intituler comme vous le souhaitez.
Concernant leur utilisation, vous pouvez dupliquer, archiver ou déplacer les listes du tableau à l’aide de la fonction glisser-déposer.
Les cartes
Une carte dans Trello représente un ticket où vous pouvez renseigner des informations clés. Situées sur les listes, elles sont généralement utilisées pour représenter des tâches ou des idées.
Vous pouvez créer des cartes de manière illimitée et utiliser le glisser-déposer pour naviguer dans les listes.
Pour personnaliser vos cartes et ajouter les informations du projet, vous pouvez :
Renseigner une description
Une description détaillée des tâches à effectuer permet aux membres de votre équipe de mieux comprendre leur rôle et les enjeux du projet.
Ces quelques informations aideront également vos lecteurs à saisir la portée du projet ainsi que son potentiel.
Créer une check-list
Pour maintenir une bonne organisation et assurer la gestion du projet, la check-list peut-être utilisée comme un rappel visuel, un moyen de hiérarchiser les tâches ou de planifier tout ce qui doit être fait afin de ne rien oublier ou de ne pas dépasser les délais.
Simple et facile à utiliser, la check-list dans Trello est un moyen efficace de s’assurer que toutes les étapes ont été respectées.
Pour créer une checklist :
1️⃣ Cliquez sur la carte où vous souhaitez ajouter une check-list.
2️⃣ Cliquez sur le bouton Checklist, situé à droite de la carte.
3️⃣ Ajoutez les tâches à réaliser.
Attribuer des cartes et ajouter des dates d’échéance
Pour bien gérer vos projets en équipe, il est essentiel d’avoir une vision claire des tâches de chacun.
Assignez des cartes aux membres de votre équipe pour leur attribuer une tâche et les notifier des éventuelles mises à jour.
Pour attribuer une carte à un utilisateur :
1️⃣ Cliquez sur la carte que vous voulez assigner à un utilisateur.
2️⃣ Cliquez sur le bouton Membres, situé à droite de la carte.
3️⃣ Recherchez les utilisateurs de votre équipe et cliquez sur leur profil pour les ajouter.
Priorisez les tâches de votre équipe en ajoutant des dates d’échéance à chaque carte.
Ces deadlines permettront aux membres de votre d’équipe d’avancer sur le projet et de savoir dans quel ordre exécuter leur ticket.
Pour ajouter une date d’échéance :
1️⃣ Cliquez sur la carte où vous souhaitez ajouter une date d’échéance.
2️⃣ Cliquez sur Date limite, situé à droite de la carte.
3️⃣ Sélectionnez une date d’échéance dans l’outil Calendrier, ajoutez une heure et cliquez sur Enregistrer.
Ajouter des étiquettes à vos cartes
Trello vous permet d’ajouter des étiquettes de couleur à vos cartes afin que vous puissiez identifier le type de tâche ou la catégorie à laquelle elle appartient. Ainsi, chaque étiquette peut contenir une couleur, un nom ou les deux.
Pour ajouter des étiquettes :
1️⃣ Cliquez sur la carte où vous voulez ajouter une étiquette.
2️⃣ Cliquez sur Étiquettes, situé à droite de la carte.
3️⃣ Sélectionnez une étiquette dans votre liste d’étiquettes disponibles.
4️⃣ Cliquez sur l’icône d’édition à côté de l’étiquette pour y ajouter un titre.
Les différentes vues Trello
Pour faciliter la visibilité de votre projet, Trello Premium vous propose de naviguer entre différentes vues :
Le calendrier
La vue calendrier est parfaite pour avoir une vision de vos échéances, planifier le travail à venir ou encore pour créer un planning éditorial.
Le tableau de bord
Le tableau vous permet de suivre l’avancement de vos projets et de savoir sur quels sujets travaillent les membres de votre équipe.
Le chronogramme
L’affichage chronologique vous permet d’obtenir une vision globale de l’articulation de vos projets, organiser votre travail ou encore gérer la charge de travail de vos équipes.
Le tableur
Le tableur vous offre une vue d’ensemble sur vos tickets et ceux de votre équipe. Il vous permet de profiter d’une meilleure organisation des tâches.
Pour naviguer entre les différentes vues Trello, rendez-vous en haut à gauche de votre tableau Trello et cliquez sur le tableau de bord. Vidéo tuto pour naviguer entre les différentes vues Trello
Les automatisations Butler
Les automatisations vont permettre d’effectuer des actions automatiquement pour ainsi faire gagner du temps aux équipes et limiter les oublis.
Pour accéder à Butler, l’outil d’automatisation nativement intégré à Trello, rendez-vous sur le bouton Automatisation en haut à droite du tableau et cliquez sur Règles.
Voici comment créer des automatisations dans Trello avec Butler :
Les Power-Ups
Les Power-Ups sont des intégrations que vous pouvez ajouter à vos tableaux Trello. Ils offrent de nouvelles fonctionnalités à vos cartes dans le but d’améliorer le travail des équipes.
Par exemple, si vous souhaitez communiquer avec votre équipe sans passer par le tableau Trello, vous pouvez connecter Trello à Slack et collaborer efficacement.
Pour commencer à utiliser les Power-Ups, cherchez-les dans la liste en haut à droite du tableau de bord, puis activez-les sur votre tableau !
Comment créer un projet sur Trello ?
Trello aide les équipes s’organiser dans toutes les phases de leur projet, de la planification à l’exécution.
Maintenant que vous connaissez les fonctionnalités de base d’un tableau Trello, découvrez comment créer votre premier projet Trello :
Comment les équipes peuvent utiliser Trello ?
Trello répond aux besoins internes et externes des organisations. Utilisé par plus de 100 millions d’utilisateurs à travers le monde, cette solution offre un nombre illimité de templates pour s’adapter à chaque projet d’entreprise.
Ces modèles sont un excellent moyen d’accroître votre productivité, notamment lorsque vos tâches ou processus sont répétitifs. Vous pouvez configurer et personnaliser un tableau, puis l’utiliser comme modèle pour d’autres projets.
Il est possible d’utiliser Trello pour :
Gérer un projet en mode Kanban
Gérer un projet Kanban dans Trello vous permet d’obtenir une meilleure collaboration entre vos équipes. Ces tableaux basés sur une méthodologie agile améliorent votre efficacité grâce à une communication transparente sur l’état d’avancement du projet.
Animer une réunion
Rendez vos réunions plus productives grâce à Trello avec un tableau structuré et organisé. Ce modèle vous permet de partager les informations du rendez-vous à l’ensemble de l’équipe et de conserver un historique des présentations réalisées et des commentaires faits.
Copiez le tableau de réunion Trello
Partager un onboarding 30, 60, 90 jours
L’onboarding est important car il permet aux employés de se familiariser avec leur rôle, l’environnement de l’entreprise et ses valeurs. Il permet également d’impliquer les employés, de créer des travailleurs engagés dans la réussite de l’entreprise et de retenir les nouvelles recrues en leur donnant le sentiment d’être un membre de l’équipe.
Rapides à prendre en main, les tableaux Trello sont largement utilisés pour l’onboarding des nouvelles recrues. Voici un exemple de tableau d’onboarding à partager avec vos nouveaux collaborateurs.
Copiez le tableau d’onboarding Trello
Créer un trombinoscope corporate
Créer un trombinoscope corporate a l’avantage de mettre en valeur chaque collaborateur de votre entreprise. Utile pour rechercher les coordonnées de vos collaborateurs et mettre en relation les différents services, le trombinoscope est un bon outil de communication interne.
Copiez le trombinoscope Trello
Établir un planning éditorial
Un calendrier éditorial facilite la mise en place de votre stratégie de contenu et vous permet de planifier vos actions en avance. En utilisant Trello, vous pouvez établir votre planning éditorial de manière organisé et obtenir une vue calendaire pour une meilleure visibilité sur votre avancée.
Copiez le planning éditorial Trello
Pour découvrir tous les templates disponibles sur Trello, cliquez ici.
7 astuces Trello à connaître
Pour rendre vos tableaux plus agréables à utiliser, Trello vous propose des fonctionnalités amusantes et ludiques. Faciles à utiliser, ces tips vous permettent de créer des projets 100% personnalisés.
Voici 7 astuces Trello pour augmenter votre productivité et rendre vos tableaux plus sympas :
Séparer vos cartes dans Trello
Ajoutez des tirets “—” dans votre carte pour créer une séparation
Célébrer une étape terminée
Copiez l’un de ces émojis “ ✨ ” dans le titre de votre liste de tâches terminées pour faire exploser des confettis lorsque vous déplacez une carte dans cette rubrique.
Créer plusieurs cartes à partir d’une liste
Pour créer plusieurs cartes à partir d’une liste, Copiez/Collez une liste de plusieurs tâches et cliquez sur créer “x cartes” lorsque vous l’ajoutez à votre Trello.
Ajouter des stickers sur vos cartes
Allez dans la fonctionnalité “stickers” du menu pour intégrer tous les GIF et stickers que vous souhaitez dans les cartes de votre choix.
Utiliser les raccourcis clavier
Il existe de nombreux raccourcis clavier qui peuvent vous aider à trouver ce que vous cherchez. Parmi les plus utilisés, on retrouve les raccourcis :
B : pour ouvrir le menu des tableaux et naviguer d’un tableau à l’autre.
M : pour ajouter ou supprimer un membre.
N : pour créer une nouvelle carte.
D : pour ouvrir le calendrier d’une carte.
/ : pour réaliser une recherche.
Vous pouvez retrouver la liste complète des raccourcis clavier sur le lien Trello.com/shortcuts ou vous rendre sur Trello et taper le raccourci : ?
Personnaliser les cartes dans Trello
Colorez vos cartes ou ajoutez des photos pour rendre vos tableaux plus visuels en modifiant la couverture de vos cartes. Pour cela, cliquez sur la carte que vous personnalisez et ajoutez une couleur ou une pièce jointe à partir de votre bureau ou de la galerie Trello.
Mettre le tableau en privé pour ne divulguer aucune information
Vous pouvez modifier la visibilité de votre tableau à tout moment. En haut à gauche du tableau, vous trouverez une icône et un texte qui indiquent les paramètres de confidentialité du tableau. Vous pouvez cliquer dessus pour modifier les paramètres.
Combien coûte Trello ?
Trello dispose d’un abonnement gratuit qui conviendra à la plupart des utilisateurs individuels et des petites équipes. Ce plan donne accès aux intégrations, à un stockage illimité (jusqu’à 10 Mo par fichier), à 250 automatisations Butler et à d’autres fonctionnalités. Mais le nombre de tableaux accessibles est limité à 10.
Les entreprises ayant un besoin plus important en termes de gestion de projet et de fonctionnalités devront donc considérer Trello Standard (5 $ par utilisateur par mois), Trello Premium (9,99 $ par utilisateur par mois) ou Trello Enterprise (17,50 $ par utilisateur et par mois).
Formation Trello
Améliorez la productivité de vos équipes et recentrez votre activité sur votre cœur de métier en choisissant Trello.
Notre formation Trello certifiée Qualiopi, vous fournira toutes les connaissances nécessaires à une prise en main réussie de cet outil collaboratif.
Les objectifs de la formation Trello
Rendre autonome vos équipes dans l’utilisation de Trello
Détenir les clés pour gérer un projet Agile dans Trello
Connaître les astuces Trello pour simplifier votre utilisation
À l’issue de cette formation Trello, vous serez capable de mettre en place très facilement un workflow efficace et de travailler seul ou en équipe sans avoir à gérer l’avancement de chaque projet.
Utiliser et administrer Trello
Notre formation Trello c’est une journée alternant théorie et travaux pratiques. L’objectif de nos consultants formateurs certifiés : vous former aux bonnes pratiques Trello et vous rendre autonome dans l’utilisation de votre outil.
FAQ Trello
Est-ce que Trello gratuit ?
Oui, Trello propose un plan gratuit qui vous permet d’accéder à toutes les fonctionnalités de base, comme les tableaux et les équipes. Vous pouvez également inviter des membres et collaborer avec eux de manière transparente.
Peut-on utiliser Trello pour un usage personnel ?
Trello est sans doute l’un des meilleurs outils de gestion de projet à usage personnel, car il est facile à utiliser et offre la plupart de ses fonctionnalités de base dans une version gratuite. De plus, le modèle de tableau simple facilite le suivi de vos objectifs personnels.
Qu’est-ce que Butler ?
Butler est un outil d’automatisation sans code fourni avec Trello. Vous pouvez configurer Butler pour automatiser les tâches et les workflows de vos tableaux.
Butler est gratuit pour les utilisateurs de Trello.
Pourquoi faire un tableau Trello ?
Ce logiciel de gestion de projet gratuit permet aux équipes de s’organiser efficacement et d’établir une communication transparente grâce à des tableaux de bord personnalisables. Facile à utiliser, cet outil est connu pour son accessibilité et sa capacité à s’adapter à tous types de projets. Les tableaux Trello vous permettent également de :
Estimer la faisabilité de votre projet
Planifier vos actions
Prioriser vos tâches
Visualiser votre avancée
Communiquer vos informations
Gagner en autonomie
Respecter vos échéances
Responsabiliser vos équipes
Comment utiliser Trello hors connexion ?
L’outil de gestion de projet Trello a introduit le mode hors ligne pour les applications mobiles Android et iOS. Il est donc possible d’utiliser l’application et gérer l’ensemble de vos tâches, même si vous êtes déconnecté d’Internet.
Comment archiver une carte dans Trello ?
Vous pouvez archiver les cartes dans Trello en utilisant le raccourci clavier “c”.
Comment télécharger Trello ?
Choisissez le plan qui vous correspond sur le site de Trello et téléchargez gratuitement l’outil.
Trello VS Asana ?
Si vous cherchez à gérer des projets pour plus de deux personnes, Asana semble être l’outil qui vous correspond le mieux.
Cependant si vous avez besoin d’un outil de gestion de projet visuel, utiliser Trello.
Trello VS Clickup ?
Trello et Clickup permettent aux chefs de projet de hiérarchiser, gérer et déléguer les tâches, de partager des documents et de communiquer efficacement entre les membres de l’équipe.
Ils proposent tous deux une version gratuite assez complète pour les projets simples, cependant, ClickUp dispose d’un plus large éventail de fonctionnalités dans sa formule.
Trello VS Monday ?
La plus grande différence entre Trello et Monday réside dans leurs options de vues. Trello se concentre essentiellement sur les tableaux Kanban et ne propose que 5 options de vue à la différence de Monday qui propose d’autres méthodologies de gestion de projet.
