La gestion des actifs est un sujet qui concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. En effet, la gestion efficace des actifs est essentielle pour assurer la croissance et la rentabilité de l’entreprise, ainsi que pour éviter les gaspillages et les pertes de temps et d’argent.
Mais qu’entend-on par “gestion des actifs” et pourquoi est-ce si important ? La gestion des actifs désigne l’ensemble des activités qui permettent de gérer les ressources de l’entreprise de manière à en maximiser la valeur et à en réduire les coûts.
Dans cet article, nous allons expliquer en détail :
Qu’est-ce que la gestion des actifs ?
La gestion des actifs informatiques (également appelé IT Asset Management) est un des volets de l’ITSM. Il vise à maintenir et à optimiser l’utilisation des biens tangibles ou intangibles de l’entreprise, notamment en les comptabilisant, en les déployant, en les entretenant, en les mettant à niveau ou en les éliminant au moment opportun. Un actif peut être un ordinateur, une licence de logiciel, une voiture de fonction et bien d’autres choses servant au bon déroulement des tâches des employés.
Quel est le cycle de vie des actifs ?
Le cycle de vie de la gestion des actifs informatiques (IT Asset Management, ou ITAM) est un processus qui vise à optimiser l’utilisation et la gestion des actifs informatiques d’une entreprise, afin de maximiser leur valeur et de réduire les coûts. Ce cycle de vie comprend généralement cinq étapes :
Planifier
Il s’agit de la première étape du cycle de vie de la gestion des actifs informatiques. Elle consiste à définir les objectifs et les besoins de l’entreprise en matière de gestion des actifs informatiques, ainsi qu’à établir une stratégie de gestion de ces actifs. Cette étape peut inclure l’identification des actifs informatiques existants, l’analyse de leur utilisation et de leur valeur, ainsi que la définition des rôles et responsabilités des différents intervenants dans la gestion de ces actifs.
Acquérir / développer
Cette étape consiste à acquérir ou développer les actifs informatiques nécessaires pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Elle peut inclure l’achat de nouveaux matériels ou logiciels, ou la création de nouvelles applications ou services informatiques.
Déployer
Une fois les actifs informatiques acquis ou développés, ils doivent être déployés et mis en place au sein de l’entreprise. Cette étape peut inclure l’installation de logiciels, la configuration de matériels, la mise en réseau de différents équipements, etc.
Maintenir
Il s’agit de l’étape de maintenance des actifs informatiques. Elle consiste à s’assurer que les actifs fonctionnent correctement et sont mis à jour en cas de besoin. La maintenance peut inclure des opérations de dépannage, de mise à jour de logiciels ou de remplacement de matériel défectueux.
Retirer
Enfin, lorsque les actifs informatiques ne sont plus nécessaires ou ne sont plus supportés, ils doivent être retirés de l’entreprise et remplacés par de nouveaux actifs. Cette étape peut inclure la vente ou le don de matériel encore utilisable, ainsi que la déconstruction et le recyclage de matériel qui ne peut plus être utilisé.
Pourquoi faut-il utiliser la gestion des actifs ?
Les services informatiques ont de nombreuses responsabilités, telles que la maintenance de la disponibilité des systèmes, l’assistance aux utilisateurs et la gestion des stocks de matériel et de logiciels. Certaines entreprises utilisent des feuilles de calcul ou une base de données légère pour gérer leur inventaire, mais ces solutions ne permettent généralement pas un accès en temps réel et partagé aux données. Gérer l’inventaire de cette manière peut s’avérer très complexe.
Des pratiques ITAM (IT Asset Management) de qualité vous permettront d’avoir une bonne maîtrise de votre inventaire, ce qui vous aidera dans la gestion quotidienne des actifs et de leurs finances, ainsi que dans la réalisation des audits et des contrôles de conformité. La gestion des actifs informatiques est importante pour plusieurs raisons :
Optimisation de l’utilisation des ressources
La gestion des actifs informatiques garantit que les ressources informatiques de l’entreprise sont utilisées de manière efficace et optimale. Cela peut aider à réduire les coûts et à améliorer l’efficacité de l’entreprise.
Suivi et maintenance des équipements
L’IT Asset Management (ITAM) permet de suivre et de maintenir les équipements informatiques de l’entreprise, ce qui peut prolonger leur durée de vie et réduire les coûts de maintenance à long terme.
Sécurité des données
La gestion des actifs assure la protection des données de l’entreprise contre les pertes, les fuites et les violations de sécurité. Elle peut également aider à répondre aux exigences de conformité réglementaire en matière de sécurité des données.
Gestion des licences
L’ITAM permet de s’assurer que l’entreprise utilise les logiciels et les licences de manière légale et conforme aux conditions d’utilisation. Cela peut éviter les poursuites pour utilisation non autorisée de logiciels et les coûts associés.
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Comment mettre en place une stratégie de gestion des actifs ?
Identifier les actifs de l’entreprise
La première étape consiste à identifier tous les actifs de l’entreprise, qu’ils soient matériels (ordinateurs, serveurs, imprimantes, etc.), logiciels (systèmes d’exploitation, applications métier, licences, etc.), infrastructures (réseaux, salles de serveurs, etc.), ou autres (licences, brevets, etc.). Il est important de disposer d’une liste complète et précise de tous les actifs de l’entreprise pour pouvoir les gérer de manière efficace.
Évaluer la valeur et l’utilisation des actifs
Dans cette étape, il est important de les évaluer, afin de déterminer leur valeur et leur utilisation. Cette évaluation peut inclure des analyses de coût-bénéfice, des analyses de rentabilité, des analyses de risque, etc. Elle permet de déterminer quels actifs sont les plus importants pour l’entreprise et comment ils sont utilisés.
Définir les objectifs et les enjeux de la gestion des actifs
Une fois la valeur et l’utilisation des actifs évaluées, il est important de définir les objectifs et les enjeux de la gestion des actifs. Ces objectifs peuvent inclure la maximisation de la valeur des actifs, la réduction des coûts liés aux actifs, l’amélioration de la qualité et de la fiabilité des actifs.
Établir une stratégie de gestion des actifs
Les objectifs et les enjeux de la gestion des actifs étant définis, il est maintenant possible de mettre en place une stratégie de gestion des actifs. Elle peut inclure des plans d’acquisition et de développement d’actifs, des plans de déploiement et de maintenance ou des plans de retraitement des actifs. La stratégie doit être adaptée aux besoins et aux objectifs de l’entreprise, ainsi qu’aux évolutions du marché et de l’environnement.
Mettre en place des processus et des outils de gestion des actifs
Pour mettre en œuvre la stratégie, il faut implémenter différents processus de management des ressources. Ils peuvent inclure la gestion des contrats et des licences, la gestion des stocks et des commandes ou la gestion des retours et des réclamations, par exemple.
De plus, il est nécessaire d’utiliser un logiciel de gestion des actifs pour que chaque salarié suive la même méthode de travail et adhère aux mêmes normes.
Surveiller et évaluer les résultats de la gestion des actifs
Enfin, il est important de surveiller et d’évaluer les résultats de la gestion des actifs afin de s’assurer qu’elle est efficace et qu’elle atteint les objectifs fixés. Cela peut inclure la collecte et l’analyse de données sur l’utilisation et la performance des actifs, ainsi que l’évaluation des coûts et des bénéfices. En cas de besoin, il convient de réajuster la stratégie et les processus de gestion pour en améliorer l’efficacité.
Jira Service Management, le meilleur logiciel pour gérer les actifs
Jira Service Management est l’outil par excellence des équipes IT. Grâce à la fonctionnalité de gestion des actifs, les agents peuvent répondre plus rapidement aux demandes et avec plus de précision. Avec Jira, tous les actifs et les tickets connexes sont stockés à un seul et unique endroit. Vous saurez la raison de l’acquisition du matériel, à qui il est attribué et son historique. Qu’il s’agisse d’un ticket d’incident, d’une demande d’embauche, d’un bon de commande, Jira vous permet de créer facilement l’historique de chaque bien.
5 raisons d’utiliser la gestion des actifs dans Jira Service Management
Les actifs du point de vue client
Gérer les actifs de l’entreprise dans Jira Service Management est un réel gain de temps pour les personnes créant le ticket. En quelques clics, le créateur du ticket va pouvoir faire remonter toutes les informations concernant sa demande. Ci-dessus, nous voyons que la requête a été faite par Kevin et qu’il possède tous les actifs présents dans le menu déroulant. Il ne reste plus qu’à choisir le bien abîmé et le tour est joué.
Les actifs du point de vue agent
L’agent est la personne qui va prendre en charge la demande. Jira Service Management affiche le ticket de manière très visuelle avec de multiples renseignements sur les biens associés à la demande.
Cas d’utilisation de gestion des actifs dans Jira
Dans Jira Service Management, un actif peut désigner beaucoup de choses : des équipements, des méthodes et même des personnes ! Dans cette partie, voyons ensemble 3 cas d’utilisation de gestion des actifs dans Jira.
L’humain en tant qu’actif
En gérant les employés en tant qu’actif dans Jira, vous allez pouvoir considérablement gagner du temps et facilement gérer les ressources de l’entreprise. Chaque employé va disposer d’une fiche répertoriant tous les actifs associés à celui-ci :
- Dans quel bureau/quelle ville travaille-t-il ?
- Qui est son manager ?
- Quel ordinateur possède-t-il ?
- Quand est-ce qu’il a été embauché ?
- Sous quel type de contrat est-il ?
Le plus ? Les automatisations ! Par exemple, si un salarié est en CDD dans l’entreprise et que son contrat est sur le point de se terminer, un message peut vous être automatiquement envoyé pour vous rappeler de recruter une nouvelle personne.
Le matériel informatique en tant qu’actif
C’est le cas d’utilisation le plus classique. Ici, les actifs peuvent être des ordinateurs, des téléphones, des logiciels ou des licences. En stockant tous ces éléments dans Jira Service Management, vous allez mieux gérer et mieux optimiser ces biens. Grâce à la fonctionnalité d’automatisation, recevez automatiquement un message lorsqu’une licence doit être renouveler dans les 2 semaines à suivre.
De plus, chaque objet possède un historique. Imaginons qu’un salarié fait remonter un ticket car son ordinateur est très lent. Remontez dans l’historique de celui-ci et vous comprendrez sûrement mieux la cause de ce bug.
Gérer des biens à retourner au fabriquant – Return Material Authorization (RMA)
On découvre dans la vidéo ci-dessus que l’on peut utiliser Jira Service Management pas uniquement dans le monde informatique mais également avec des biens physiques comme une guitare ayant un défaut de fabrication ou encore un appareil électronique. En ayant la référence du bien, nous pouvons essayer de résoudre le problème rapidement.
En résumé
En conclusion, la gestion des actifs informatiques est un processus essentiel pour toute entreprise soucieuse d’optimiser l’utilisation de ses ressources informatiques, de maintenir et de protéger ses équipements, et de s’assurer que ses activités informatiques sont conformes aux réglementations et aux licences en vigueur. Elle permet de réduire les coûts, d’améliorer l’efficacité et la sécurité de l’entreprise, et de gérer les licences de manière légale et responsable. En mettant en place une gestion efficace des actifs informatiques, les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de leurs ressources informatiques et assurer leur pérennité à long terme.
