16 e-mails à envoyer lors de la migration vers le Cloud Atlassian

Email 1 : Parler du projet de migration aux personnes concernées

Objet : Projet de migration vers le Cloud

Bonjour [ Prénom ],

Atlassian, l’éditeur de notre logiciel [ Jira, Confluence, Bitbucket ], va arrêter le support de la version on-premise en février 2024. Nous proposons donc de migrer vers la version SaaS de [ Jira, Confluence, Bitbucket ].

Comme tu seras impacté·e par ce changement, je souhaite t’inclure dès maintenant dans l’équipe du projet de migration vers le Cloud. L’objectif de l’équipe de migration est de :

• définir le périmètre du projet ;
• évaluer nos options ;
• arbitrer les décisions importantes.

Je te propose d’en discuter lors de la réunion de démarrage le [ date ] à [ heure ]. Ce sera l’occasion de te présenter le Cloud et de répondre à tes questions. Je t’envoie l’invitation dans la foulée.

À bientôt,

[ Signature ]

Email 2 : Compte rendu de la réunion de migration

Objet : CR migration vers le Cloud

Bonjour,

Merci d’avoir participé à la réunion de présentation du Cloud Atlassian.

Vous trouverez ci-dessous le récapitulatif des questions qui ont été soulevées et les réponses associées :

[ liste des questions et réponses ]

Comme discuté, les prochaines étapes sont :

• [ prochaine étape n°1 ] par [ personne/équipe en charge ] pour [ date d’échéance ]

• [ prochaine étape n°2 ] par [ personne/équipe en charge ] pour [ date d’échéance ]

J’en profite pour vous partager quelques liens utiles :

• Ressources sur la migration vers le Cloud

• Newsletter qui récapitule chaque mois les dernières fonctionnalités Jira et Confluence Cloud

• Formations certifiées Qualiopi pour préparer les utilisateurs à [ Jira, Confluence ] Cloud

J’ai planifié une nouvelle réunion pour suivre nos avancées le [ date ] à [ heure ].

À bientôt,

[ Signature ]

Bannière d’annonce Jira/Confluence : Communication auprès des utilisateurs

Besoin d’aide pour mettre en place une bannière d’annonce sur Jira ou Confluence. Aidez-vous de cette documentation Comment configurer une bannière d’annonce.

Nous prévoyons de migrer [ Jira, Confluence, Bitbucket ] vers le Cloud [ cette année ].

Vous bénéficierez de nouvelles fonctionnalités et d’une nouvelle interface. Pour suivre l’avancée de la migration, consultez la documentation du projet ici : [ URL ].

Nous aurons besoin de votre aide lors des phases de test et post-migration, afin de vérifier que tout correspond à vos besoins. Si vous souhaitez nous aider, rejoignez-vous en [ instructions ].

Email 3 : Validation des cas de test pour la migration

Objet : Validation des cas de test pour la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

Nous avons créé des cas de test pour la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] vers le Cloud. L’objectif est de s’assurer que toutes les données seront conservées et que nous ne perdrons aucune fonctionnalité.

Merci de parcourir les cas de test ici : [ URL ]. N’hésitez pas à mettre à jour ou ajouter de nouveaux tests.

Nous prévoyons deux périodes de test :

• la première suite à la migration à blanc ;

• la seconde après la migration définitive.

Merci pour votre aide et à bientôt,

[ Signature ]

Email 4 : Démarrage des tests de migration

Objet : Démarrage des tests de migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

Dans le cadre du projet de migration vers le Cloud de [ Jira, Confluence, Bitbucket ], nous démarrons la migration à blanc à l’instant. Nous prévoyons de terminer nos tests le [ date ] et vous tiendrons au courant des résultats.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la documentation du projet de migration ici : [ URL ]. Si vous avez des questions, nous avons [ ouvert un canal Slack, créé une adresse mail ] pour y répondre.

À bientôt,

[ Signature ]

Email 5 : Ouverture des tests de migration sur le Cloud

Objet : Ouverture des tests de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] sur le Cloud

Bonjour,

Le site Cloud de test de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] est disponible ! Vous pouvez démarrer vos tests dès maintenant. Ci-dessous les informations utiles :

• Site Cloud de test : [ URL ]

• Liste des cas de test : [ URL ]

Si vous avez des problèmes pour vous connecter, contactez-moi au plus vite pour régler ça !

Merci pour votre aide et à bientôt,

[ Signature ]

Email 6 : Migration à blanc terminée

Objet : Migration à blanc de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] terminée

Bonjour,

Nous avons terminé les tests de la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ], les résultats sont accessibles ici : [ URL ].

Les prochaines étapes sont [ prochaine étape n°1 ] et [ prochaine étape n°2 ].

Nous vous tiendrons au courant dès que la date de migration en production sera validée.

À bientôt,

[ Signature ]

Email 7 : Changements à venir

Objet : Changements à venir sur [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

Le logiciel [ Jira, Confluence, Bitbucket ] va évoluer. À partir du [ date de la migration ] à [ heure ], nous utiliserons la version Cloud.

Pour cela, l’équipe technique en charge va migrer [ ancienne URL ] vers un nouveau site [ URL de votre site Cloud ]. Vous conserverez toutes vos données.

Qu’est-ce qui va changer ?

• Possibilité de travailler sans VPN

• [ Jira, Confluence ] accessible sur application mobile

• Nouvelle interface

• Nouvelles fonctionnalités et mises à jour régulières

Pour suivre l’avancée de la migration, consultez la documentation du projet ici : [ URL ].

Si vous avez des questions par rapport à cette évolution, nous avons [ ouvert un canal Slack, programmé un webinar/un évènement, créé une adresse mail ] pour y répondre.

À bientôt,

[ Signature ]

Email 8 : Annonce du début de la migration

Objet : Migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

La migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] aura lieu dans une semaine.

[ Jira, Confluence, Bitbucket ] sera en lecture seule à partir de [ heure de début de la migration ] le [ date de la migration ]. Vous ne pourrez donc plus mettre à jour vos données pendant [ durée de la migration ].

À partir du [ lendemain de la migration ], vous pourrez accéder à [ Jira, Confluence, Bitbucket ] en cliquant sur ce lien : [ URL du nouveau site Cloud ]. Nous vous conseillons de mettre à jour les favoris de votre navigateur.

À bientôt,

[ Signature ]

Email 9 : Date de migration

Objet : Date de migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

Nous réaliserons la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] dans le Cloud le [ date de migration ] à [ heure ]. Nous estimons la durée de l’opération à [ durée estimée ], elle devrait donc être terminée le [ date ] à [ heure ].

Vous recevrez potentiellement davantage de demandes de support lors de la période de migration et post-migration. Ci-dessous les informations utiles pour vous préparer et aider au mieux les utilisateurs :

• Pendant la migration, les utilisateurs ne pourront pas se connecter à [ Jira, Confluence, Bitbucket ], ni ajouter ou créer de nouvelles données.

• Après la migration, la nouvelle URL d’accès à [ Jira, Confluence, Bitbucket ] sera : [ URL du nouveau site Cloud ]

Pour plus d’informations sur la migration, consultez la documentation ici : [ URL de la documentation du projet ].

Si vous avez des questions pendant la migration, nous avons [ ouvert un canal Slack, créé une adresse mail ] pour y répondre.

Si vous constatez des problèmes suite à la migration, merci de [ instructions ].

Merci pour votre aide,

[ Signature ]

Bannière d’annonce Jira/Confluence : Annonce de la migration

Nous réaliserons la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] dans le Cloud le [ date de migration ] à [ heure ]. La migration devrait être terminée le [ date estimée ] à [ heure ].

L’application sera indisponible pendant toute la durée de la migration. Nous vous notifierons dès que la migration sera terminée et que vous pourrez accéder au nouveau site [ Jira, Confluence, Bitbucket ].

Pour plus d’informations sur ce projet de migration : [ URL ]

Bannière d’annonce Jira/Confluence : Migration en cours

Nous avons démarré la migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] dans le Cloud. La migration devrait être terminée le [ date estimée ] à [ heure ].

L’application est indisponible pendant toute la durée de la migration. Nous vous notifierons dès que la migration sera terminée et que vous pourrez accéder au nouveau site [ Jira, Confluence, Bitbucket ].

Pour plus d’informations sur ce projet de migration : [ URL ]

Email 10 : Ouverture des tests

Objet : Ouverture des tests de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] sur le Cloud

Bonjour,

Le nouveau site Cloud de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] est disponible ! Vous pouvez démarrer vos tests dès maintenant. Ci-dessous les informations utiles :

• Site Cloud : [ URL ]

• Liste des cas de test : [ URL ]

Si vous avez des problèmes pour vous connecter, contactez-moi au plus vite pour régler ça !

Merci pour votre aide et à bientôt,

[ Signature ]

Email 11 : Nouveautés

Objet : Nouveautés [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

La migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] est terminée ! Nous utilisons désormais la version Cloud de l’application.

Pour vous connecter, accédez à [ URL du nouveau site Cloud ]. Nous vous conseillons de mettre à jour les favoris de votre navigateur.

Découvrez les nouvelles fonctionnalités et les supports de formation ici : [ URL ].

Pour aller plus loin, consultez ces ressources :

• Tuto vidéo : créez votre première règle d’automatisation dans Jira Cloud

• 7 conseils pour utiliser Confluence Cloud

• Newsletter qui récapitule chaque mois les dernières fonctionnalités Jira et Confluence Cloud

Si vous découvrez un problème suite à la migration, merci de [ instructions ].

Si vous avez une question sur la migration, contactez [ adresse email ].

Merci,

[ Signature ]

Bannière d’annonce Jira/Confluence : Migration terminée

La migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] est terminée ! L’application est accessible ici : [ URL du nouveau site Cloud ].

Nous conservons l’accès à cette ancienne instance de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] en lecture seule jusqu’au [ date ].

Si vous découvrez un problème suite à la migration, merci de [ instructions ].

Email 12 : Fin du projet de migration

Objet : Fin du projet de migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ]

Bonjour,

La migration de [ Jira, Confluence, Bitbucket ] est terminée ! Je vous remercie pour votre participation au projet.

Si vous avez des questions, je reste disponible par email.

Si vous rencontrez un problème suite à la migration, merci de [ instructions ].

À bientôt,

[ Signature ]